Un subportafolio es una agrupación estratégica dentro de un portafolio mayor, que incluye una variedad de componentes tales como programas, proyectos, otros subportafolios y trabajos diversos. Esta agrupación se realiza con el objetivo de facilitar la gestión y el seguimiento del progreso, asegurando que todos los elementos estén alineados con los objetivos estratégicos de la organización. Al tener un subportafolio, se pueden asignar recursos específicos, establecer metas particulares y realizar un seguimiento más detallado del rendimiento de los componentes individuales.
El subportafolio permite a los gestores de portafolio tener un control más granular sobre los proyectos y programas, identificando más fácilmente las áreas que requieren atención especial o recursos adicionales. Además, ayuda a mejorar la toma de decisiones al proporcionar una visión más clara del impacto que cada componente tiene en los objetivos generales del portafolio.
La creación de un subportafolio requiere una planificación cuidadosa y una comprensión profunda de los objetivos estratégicos de la organización. Es fundamental asegurarse de que todos los elementos incluidos en el subportafolio estén alineados con estos objetivos y contribuyan al éxito general del portafolio. Esto implica una evaluación constante y ajustes periódicos para asegurar que el subportafolio siga siendo relevante y eficaz.
Dentro de un subportafolio, la comunicación y la coordinación entre los diferentes proyectos y programas son clave para su éxito. Es necesario establecer mecanismos eficaces de reporte y seguimiento para garantizar que todos los componentes trabajen de manera sincronizada y eficiente. Esto no solo ayuda a identificar posibles problemas antes de que se conviertan en obstáculos significativos, sino que también asegura que se aprovechen todas las oportunidades de sinergia.
En resumen, un subportafolio es una herramienta valiosa para mejorar la gestión de proyectos y programas dentro de una organización. Al agrupar componentes relacionados y asignar recursos y atención específicos, los gestores pueden asegurar que todos los elementos del portafolio estén alineados con los objetivos estratégicos, lo que finalmente conduce a un mejor rendimiento y resultados más exitosos.
El subportafolio es generalmente creado y gestionado por el gestor de portafolios, quien tiene la responsabilidad de asegurar que todos los componentes estén alineados con la estrategia de la organización. Esto se hace mediante la identificación de los programas, proyectos y otros trabajos que deben incluirse, y asegurándose de que estén coordinados de manera efectiva. La creación de un subportafolio se realiza cuando la complejidad y el tamaño del portafolio lo justifican, permitiendo así una gestión más detallada y especializada. Para llevar a cabo esta tarea, el gestor de portafolios se apoya en herramientas de gestión de proyectos y portafolios, así como en metodologías y buenas prácticas establecidas, como las definidas en “The Standard for PORTFOLIO MANAGEMENT 4th Edition” del PMI.
Algunos ejemplos son los siguientes:
- Una empresa de tecnología puede crear un subportafolio para gestionar todos los proyectos relacionados con el desarrollo de software, asegurando que estén alineados con los objetivos estratégicos de innovación y mejora continua.
- Una universidad podría tener un subportafolio dedicado a proyectos de infraestructura, agrupando todas las iniciativas relacionadas con la construcción y renovación de edificios y facilidades.
- Un hospital podría crear un subportafolio para gestionar los programas y proyectos relacionados con la investigación y el desarrollo, asegurando que los recursos se asignen de manera efectiva para impulsar la innovación en atención médica.
- Una organización gubernamental podría tener un subportafolio enfocado en iniciativas de sostenibilidad, agrupando proyectos relacionados con la energía renovable, la eficiencia energética y la conservación del medio ambiente.
- Una empresa de manufactura podría establecer un subportafolio para la gestión de la cadena de suministro, asegurando que todos los proyectos y programas relacionados estén alineados y coordinados eficientemente.
