El inventario de trabajo es una herramienta fundamental en la gestión de portafolios, la cual se encarga de listar todos los trabajos activos que pueden ser considerados como componentes potenciales del portafolio. Este inventario actúa como un punto de partida para desarrollar y gestionar un portafolio de proyectos, programas o cualquier otro tipo de trabajo dentro de una organización. La idea es tener un registro completo y actualizado que permita a los gestores de portafolio tomar decisiones informadas sobre qué proyectos seguir, cuáles modificar y cuáles finalizar.
La creación de un inventario de trabajo implica la recopilación de información detallada sobre cada uno de los trabajos activos. Esto incluye, pero no se limita a, el estado actual del trabajo, los recursos asignados, el presupuesto, los plazos, los riesgos asociados y los beneficios esperados. Al tener esta información a la mano, los gestores pueden evaluar y priorizar los trabajos de manera más efectiva, asegurando que los recursos de la organización se estén utilizando de la mejor manera posible.
Además de servir como herramienta para la toma de decisiones, el inventario de trabajo también juega un papel crucial en la comunicación dentro de la organización. Al compartir esta información con los diferentes interesados, se promueve la transparencia y se asegura que todos estén al tanto del estado actual de los trabajos, facilitando así la coordinación y la colaboración entre los distintos equipos y departamentos.
Es importante destacar que el inventario de trabajo debe ser un documento vivo, que se actualice constantemente a medida que los trabajos avanzan o se modifican. Esto garantiza que la información contenida sea siempre relevante y precisa, permitiendo a los gestores hacer ajustes en tiempo real y responder de manera rápida y eficaz a cualquier cambio en el entorno del proyecto.
En resumen, el inventario de trabajo es una herramienta esencial en la gestión de portafolios, que permite a las organizaciones mantener un control riguroso sobre sus trabajos activos, facilita la toma de decisiones informadas y promueve la comunicación y la colaboración dentro de la empresa. Al utilizar esta herramienta de manera efectiva, las organizaciones pueden asegurar el uso óptimo de sus recursos y maximizar los beneficios obtenidos de sus proyectos y programas.
El inventario de trabajo es realizado generalmente por el equipo de gestión de portafolios de una organización, con el apoyo de los gestores de proyecto y otros stakeholders clave. El proceso implica la recopilación, análisis y actualización constante de información sobre los trabajos activos, lo cual se hace a través de herramientas específicas de gestión de proyectos y portafolios, así como mediante reuniones y comunicaciones regulares con los equipos de trabajo. Este proceso se lleva a cabo de manera continua, ya que es fundamental mantener el inventario actualizado para que refleje de manera precisa el estado actual de los trabajos y permita tomar decisiones informadas. Además, se pueden utilizar diversas herramientas de software especializadas para facilitar la creación y mantenimiento del inventario de trabajo.
Descripción del Proyecto: Desarrollo de una nueva plataforma de e-commerce para ABC Electronics, con el objetivo de aumentar las ventas online en un 20% en el próximo año. El proyecto incluye la creación de una interfaz de usuario amigable, la integración con diferentes métodos de pago, y la implementación de un sistema robusto de gestión de inventario.
- Estado actual del trabajo: En progreso, fase de diseño.
- Recursos asignados: Equipo de desarrollo de software, diseñador UX, especialista en e-commerce.
- Presupuesto: $150,000 USD.
- Plazos: Fecha de inicio – 01/06/2023, Fecha de finalización estimada – 01/12/2023.
- Riesgos asociados: Retrasos en el cronograma debido a posibles problemas de integración, presupuesto limitado.
- Beneficios esperados: Aumento del 20% en ventas online, mejora en la satisfacción del cliente.
- Estado de la comunicación: Informes quincenales al equipo de dirección, reuniones semanales con el equipo de proyecto.
- Otras notas: Se está considerando la posibilidad de integrar una herramienta de análisis de datos para mejorar la toma de decisiones.