La reunión de retrospectiva del programa o portafolio es una parte integral de la gestión ágil. Su objetivo es ofrecer una revisión comprensiva de los proyectos o programas ejecutados y proporcionar un espacio donde los equipos puedan analizar su desempeño, y buscar áreas de mejora. A diferencia de las reuniones de retrospectiva de la liberación a nivel de proyecto, estas se hacen al nivel de programa o portafolio, lo que significa que están menos frecuentadas.
La frecuencia reducida se debe a la magnitud y complejidad de los programas o portafolios, que abarcan múltiples proyectos y, a menudo, requieren una evaluación más amplia. Además, las reuniones de retrospectiva de programas o portafolios requieren la participación de roles más altos en la jerarquía ágil. Así, no es solo el equipo de proyecto el que está presente, sino también el Product Owner y el Scrum Master a nivel de programa o portafolio.
Es vital comprender que el alcance de estas reuniones no se limita solo a revisar el trabajo realizado, sino también a identificar oportunidades, riesgos y desafíos a nivel estratégico. Los interesados del negocio que participan en estas reuniones también tienen un papel crucial. Aportan una perspectiva más amplia, lo que ayuda a alinear las estrategias del programa o portafolio con las metas empresariales.
Los participantes pueden usar las conclusiones de estas reuniones para adaptar y mejorar su enfoque, optimizar recursos y garantizar que se estén cumpliendo las expectativas del negocio. Al final, lo que se busca con estas retrospectivas es asegurarse de que los programas y portafolios estén en sintonía con las necesidades del negocio, y que se esté entregando el máximo valor posible.
La reunión de retrospectiva del programa o portafolio es llevada a cabo por el Product Owner y el Scrum Master del programa o portafolio, junto con los interesados del negocio en el programa o portafolio. Se realiza mediante una revisión detallada de los logros y desafíos del programa o portafolio, así como una discusión abierta sobre áreas de mejora. Aunque su frecuencia es menos regular que las retrospectivas a nivel de proyecto, se realizan al finalizar fases significativas o al cierre de ciertos programas. Para llevar a cabo estas reuniones, se suele utilizar una guía o agenda predefinida, herramientas visuales y técnicas de feedback para fomentar la participación y colaboración.
Algunos ejemplos son los siguientes:
- Durante una retrospectiva de un portafolio de productos digitales, se descubrió que varios proyectos estaban usando herramientas diferentes para la gestión de tareas, lo que dificultaba la integración y la comunicación entre los equipos.
- En una retrospectiva de un programa de desarrollo de software, el equipo identificó la necesidad de capacitaciones más frecuentes debido a la rápida evolución de las tecnologías utilizadas.
- Una retrospectiva de un programa de expansión global reveló que, si bien los equipos locales se adaptaban bien a los mercados locales, faltaba una comunicación efectiva con el equipo central, lo que llevó a retrasos.
- En un portafolio de proyectos de marketing, la retrospectiva resaltó la necesidad de mejorar las estrategias de publicidad en línea, dado que algunos proyectos no estaban logrando el impacto deseado.
- Durante la retrospectiva de un programa de reestructuración organizativa, se detectó que los empleados sentían incertidumbre y temor. Como resultado, se implementó un plan de comunicación más transparente y efectivo.
