La Documentación de Requisitos, también conocida como Requirements Documentation en inglés, es un elemento fundamental en la gestión de proyectos. Este registro detallado es la fuente esencial de la información sobre los requisitos del producto y otros aspectos relevantes que se deben gestionar durante el ciclo de vida del proyecto.
Los requisitos de un producto son características, funciones, características de rendimiento, y aspectos operacionales que se describen para cumplir con las expectativas y necesidades del cliente o interesado. Esta documentación es más que una simple lista, es un compendio completo de información vital para el proyecto.
Además de la descripción de los requisitos, la Documentación de Requisitos puede contener detalles adicionales, como los criterios de aceptación, la priorización de los requisitos y las implicaciones para el proyecto si el requisito no se cumple. Estos detalles proporcionan un contexto más completo y ayudan a todos los miembros del equipo a comprender y centrarse en lo que es más importante.
La Documentación de Requisitos también sirve como un medio para gestionar los requisitos durante el ciclo de vida del proyecto. A medida que el proyecto avanza, los requisitos pueden cambiar. Esta documentación se actualiza para reflejar estos cambios y asegurar que todos los interesados estén en la misma página.
Esta documentación es la base para muchas otras actividades en el proyecto, incluyendo la planificación, la asignación de recursos, la estimación de costos, la gestión de riesgos, entre otros. Como tal, su precisión y completitud son vitales para el éxito del proyecto.
Por último, la Documentación de Requisitos proporciona una trazabilidad clara de los requisitos a lo largo del proyecto. Esto permite una mejor toma de decisiones, ya que los gestores de proyectos pueden rastrear cada requisito desde su origen hasta su implementación y ver cómo los cambios en un área pueden afectar a otras.
La Documentación de Requisitos es realizada principalmente por el director del proyecto, a veces en colaboración con analistas de negocio o especialistas en la materia. Este proceso se realiza mediante una serie de pasos, incluyendo la recopilación de requisitos de los interesados, la documentación de estos requisitos en un formato que sea fácil de entender y gestionar, y la actualización de esta documentación a medida que cambian los requisitos del proyecto. Este proceso suele llevarse a cabo durante la fase de planificación del proyecto, aunque la documentación puede actualizarse durante todo el ciclo de vida del proyecto. La Documentación de Requisitos se realiza utilizando una variedad de herramientas, incluyendo software de gestión de proyectos, hojas de cálculo, o incluso simples documentos de texto.
Un ejemplo de Documentación de Requisitos podría ser un proyecto para desarrollar un nuevo software de gestión de proyectos. La documentación de los requisitos del software podría contener lo siguiente:
- Propósito del proyecto: Desarrollar un software de gestión de proyectos que permita a los equipos de trabajo organizar sus tareas de manera más eficiente.
- Requisitos del producto: El software debe ser capaz de asignar tareas a los miembros del equipo, hacer un seguimiento de la progresión de las tareas, enviar recordatorios de las fechas límite, generar informes de progreso y ser compatible con dispositivos móviles.
- Criterios de Aceptación: El software debe cumplir con todos los requisitos del producto mencionados anteriormente. También debe ser amigable con el usuario y tener una interfaz fácil de usar.
- Priorización de Requisitos: La función de seguimiento de tareas es la más importante y debe desarrollarse primero.
- Implicaciones del Proyecto: Si la función de seguimiento de tareas no se desarrolla correctamente, podría llevar a una mala gestión del proyecto, resultando en retrasos y costos adicionales.
- Trazabilidad: Cada requisito se relacionará con las tareas específicas que se deben realizar para cumplir con él.