El Costo Real (AC), también conocido por su sigla en inglés “Actual Cost”, es un término que se define en el PMBOK 6. Este término representa el costo real que se ha incurrido al llevar a cabo una actividad durante un período de tiempo específico en un proyecto.
El costo real es un indicador clave para los gerentes de proyecto ya que proporciona información esencial sobre cuánto se ha gastado realmente en un proyecto hasta la fecha. Esta cifra es fundamental para la gestión del proyecto, ya que permite a los gerentes de proyecto comparar el costo real con el costo planificado y así determinar si el proyecto está dentro del presupuesto o no.
Además, el AC es una métrica crítica en el cálculo de varianzas y índices de rendimiento, que son esenciales para monitorear y controlar el desempeño del proyecto. En particular, se utiliza en el cálculo de la Varianza de Costo (CV) y el Índice de Desempeño del Costo (CPI), que son dos métricas clave en la gestión de proyectos.
El AC no sólo incluye los costos directos, como los materiales y la mano de obra, sino también los costos indirectos, como la administración del proyecto y otros gastos generales. Es importante tener en cuenta que el AC sólo debe incluir los costos que han sido realmente incurridos y no los costos proyectados o estimados.
Entender y controlar el Costo Real es esencial para cualquier gerente de proyecto que quiera asegurarse de que su proyecto se está ejecutando de acuerdo con el presupuesto y puede entregar el valor esperado.
El cálculo y seguimiento del Costo Real es una responsabilidad del equipo de gestión del proyecto, siendo liderado por el gerente del proyecto. Este proceso consiste en la suma de todos los costos directos e indirectos incurridos en el trabajo realizado en una actividad durante un período de tiempo específico. Se calcula y se realiza un seguimiento a lo largo de toda la vida del proyecto, actualizándose regularmente a medida que se incurre en más costos. Para llevar a cabo este cálculo, se utilizan diversas herramientas de seguimiento de costos, que pueden incluir software de gestión de proyectos, hojas de cálculo y otros sistemas de contabilidad.
Algunos ejemplos son los siguientes:
- Una empresa de construcción ha gastado $50,000 en materiales y $20,000 en mano de obra para construir una casa. Estos son ejemplos de Costo Real.
- Un equipo de desarrollo de software ha gastado $10,000 en salarios de programadores y $2,000 en licencias de software durante el último mes. Estos son ejemplos de Costo Real.
- Una empresa de catering ha gastado $1,000 en ingredientes y $500 en salario de los cocineros para preparar una cena para un evento. Estos son ejemplos de Costo Real.
- Una empresa de marketing ha gastado $5,000 en anuncios publicitarios y $3,000 en salarios para una campaña de marketing durante el último trimestre. Estos son ejemplos de Costo Real.
- Un organizador de eventos ha gastado $2,000 en el alquiler de un lugar y $500 en la impresión de boletos para un concierto. Estos son ejemplos de Costo Real.