La Reserva para Contingencias, o Contingency Reserve, es un componente crucial de la planificación de proyectos, tanto en términos de tiempo como de dinero. Esta es asignada en el cronograma o en la línea base de costos con el objetivo de enfrentar los riesgos conocidos para los que se han preparado estrategias de respuesta activas. Dicha reserva permite una gestión más efectiva de los riesgos que pueden surgir durante el ciclo de vida del proyecto.
En la gestión de proyectos, los riesgos conocidos son aquellos que se han identificado y analizado, y por los cuales se han planificado respuestas. Por tanto, es esencial disponer de una reserva para contingencias para poder enfrentarlos de manera eficiente sin comprometer la estabilidad del proyecto. Esta reserva forma parte de las estimaciones de tiempo y costos del proyecto, y es un recurso que está ‘reservado’ para enfrentar las contingencias que puedan surgir.
Según el PMBOK 6, el estándar de gestión de proyectos del PMI (Project Management Institute), la reserva para contingencias se encuentra dentro de la línea base de costos del proyecto y del cronograma. Es un componente del presupuesto total del proyecto que no se destina a ninguna actividad específica, sino que se guarda para situaciones imprevistas relacionadas con los riesgos identificados.
Una de las claves para gestionar la reserva para contingencias es su correcta estimación. Debe ser suficiente para cubrir los posibles costos adicionales o retrasos de tiempo que puedan surgir debido a los riesgos identificados, pero sin sobrepasar innecesariamente el presupuesto del proyecto.
Es importante destacar que la Reserva para Contingencias no se debe confundir con la Reserva de Gestión. Mientras que la Reserva para Contingencias se asigna para los riesgos conocidos, la Reserva de Gestión se utiliza para los riesgos desconocidos, es decir, aquellos riesgos que no se han identificado ni planificado.
En el contexto de la gestión de proyectos, la reserva para contingencias es establecida por el gerente del proyecto o el equipo de gestión de proyectos. Se realiza durante la fase de planificación del proyecto, teniendo en cuenta los riesgos identificados y sus posibles impactos. Se utiliza una combinación de técnicas y herramientas, como el análisis de riesgos y las estimaciones de costos y tiempos, para determinar la cantidad de tiempo y/o dinero que se debe asignar a la reserva para contingencias.
Algunos ejemplos son los siguientes:
- Durante el desarrollo de un nuevo software, se asigna un 10% del presupuesto total como reserva para contingencias para enfrentar posibles problemas técnicos.
- En un proyecto de construcción, se establece una reserva para contingencias para cubrir los costos adicionales en caso de que los materiales de construcción aumenten de precio.
- Durante la organización de un evento, se crea una reserva para contingencias para cubrir posibles retrasos en la entrega de suministros.
- En un proyecto de investigación y desarrollo, se destina una reserva para contingencias para enfrentar desafíos científicos o tecnológicos imprevistos.
- Durante la implementación de un sistema de gestión, se establece una reserva para contingencias para cubrir costos adicionales en caso de que la formación del personal tome más tiempo del previsto.