Un programa, según el Project Management Body of Knowledge (PMBOK) 6, se define como una agrupación de proyectos, subprogramas y actividades de programa que se gestionan de manera coordinada para obtener beneficios que no se conseguirían si se gestionaran de forma individual. Esta gestión coordinada permite aprovechar las sinergias y optimizar el uso de recursos. Los componentes de un programa son interdependientes y trabajan conjuntamente para alcanzar un objetivo común.
El programa no es solo la suma de sus proyectos y actividades; es una entidad en sí misma con su propia estrategia, estructura de gobierno, gestión de riesgos y marco de control. Es fundamental que cada componente del programa esté alineado con los objetivos globales y que se gestione de forma coherente para garantizar su éxito.
La gestión de programas difiere de la gestión de proyectos en que la primera se centra en obtener beneficios a nivel estratégico mientras que la segunda se enfoca en entregar productos o servicios específicos. Los programas pueden incluir proyectos que no están directamente relacionados entre sí, pero que en conjunto contribuyen a un objetivo estratégico más amplio.
La gestión de programas a menudo implica un nivel de incertidumbre y complejidad más alto que la gestión de proyectos. Esto se debe a que los programas suelen ser más largos, implican un mayor número de partes interesadas y requieren la coordinación de múltiples proyectos y actividades. Además, los programas pueden adaptarse y cambiar a lo largo del tiempo para responder a las cambiantes condiciones del negocio y del entorno.
Es importante destacar que la gestión de programas no reemplaza la gestión de proyectos. Ambas disciplinas son complementarias y se necesitan mutuamente para el éxito de la organización. Mientras que la gestión de proyectos se enfoca en “hacer las cosas bien”, la gestión de programas se enfoca en “hacer las cosas correctas”.
Finalmente, es importante comprender que la gestión de programas no es simplemente una extensión de la gestión de proyectos. Es una disciplina en sí misma que requiere habilidades, conocimientos y competencias específicas. Los gerentes de programa deben ser capaces de ver el panorama general, tomar decisiones estratégicas y liderar equipos de proyecto para lograr los objetivos del programa.
El encargado de gestionar un programa es generalmente el Gerente de Programa, quien coordina los esfuerzos de los diversos equipos de proyectos y actividades para alcanzar los objetivos del programa. La gestión de un programa se realiza siguiendo un conjunto de procesos, técnicas y herramientas que permiten coordinar y supervisar los distintos proyectos y actividades que lo componen, esto sucede a lo largo de la vida del programa, es decir, desde su inicio hasta su cierre. Para lograrlo, se utilizan diversas herramientas y técnicas de gestión de proyectos, así como software de gestión de programas y proyectos.
Imaginemos una empresa de tecnología que desea lanzar una nueva plataforma de comercio electrónico. Para hacerlo, necesita desarrollar un sitio web de comercio electrónico (proyecto 1), una aplicación móvil (proyecto 2), un sistema de gestión de inventario (proyecto 3), y una campaña de marketing para promocionar la nueva plataforma (proyecto 4). Cada uno de estos es un proyecto independiente con sus propios objetivos, pero todos están alineados con el objetivo estratégico de lanzar la plataforma de comercio electrónico. En este caso, la empresa podría establecer un programa que incluya estos cuatro proyectos. El Gerente de Programa sería responsable de coordinar los esfuerzos de los cuatro proyectos para asegurar que todos estén alineados y trabajando hacia el objetivo común.