El concepto de “Autoridad” en la gestión de proyectos, según el Project Management Body of Knowledge (PMBOK 6), se refiere al derecho de asignar recursos a un proyecto, gastar fondos, tomar decisiones importantes y otorgar aprobaciones. La autoridad se da a los individuos o equipos para garantizar que puedan llevar a cabo las actividades del proyecto de manera efectiva y eficiente. En un sentido más amplio, la autoridad puede variar desde el control de tareas individuales hasta la dirección general del proyecto.
Una de las características principales de la autoridad en la gestión de proyectos es que, aunque un individuo puede tenerla, no siempre puede ejercerse de manera absoluta. Esto es debido a la naturaleza matricial de muchas organizaciones, donde los equipos de proyecto suelen estar compuestos por miembros de diversas partes de la organización, cada uno con su propia línea de mando y responsabilidad.
Además, la autoridad puede ser formal o informal. La autoridad formal se refiere a la autoridad delegada oficialmente a un individuo o equipo, a menudo reflejada en un organigrama. Por otro lado, la autoridad informal se refiere a la influencia que un individuo puede tener sobre otros en el proyecto, incluso sin un mandato oficial. Ambas son cruciales para el éxito de la gestión del proyecto.
Es importante resaltar que, independientemente del tipo de autoridad, su correcto uso es esencial. Un líder de proyecto con autoridad puede tomar decisiones de manera más efectiva y con menos retrasos, lo que a su vez puede contribuir a una ejecución del proyecto más eficiente. Sin embargo, un uso incorrecto de la autoridad, por ejemplo, tomando decisiones sin consultar a los miembros relevantes del equipo, puede llevar a malentendidos y conflictos.
En la gestión de proyectos, la autoridad debe ser equilibrada con otras competencias blandas, como la comunicación, la empatía y la negociación. Un líder de proyecto exitoso no solo tiene la autoridad para tomar decisiones, sino que también sabe cuándo y cómo involucrar a su equipo en el proceso de toma de decisiones para fomentar un ambiente de trabajo colaborativo.
En conclusión, la autoridad en la gestión de proyectos no solo se trata de tomar decisiones y asignar recursos. También se trata de cómo se ejerce esa autoridad para guiar al equipo de proyecto hacia los objetivos y entregar resultados de alta calidad. Este equilibrio entre la autoridad y el liderazgo eficaz es clave para el éxito del proyecto.
La autoridad en el contexto de un proyecto es ejercida generalmente por las personas que tienen roles de liderazgo, como el gerente de proyecto, los patrocinadores del proyecto o los líderes del equipo. Esta se manifiesta a través de la toma de decisiones, la asignación de recursos, la aprobación de cambios y otras acciones clave que pueden influir en la dirección y el resultado del proyecto.
Este ejercicio de autoridad tiene lugar durante todo el ciclo de vida de un proyecto, desde la fase de inicio hasta la fase de cierre. Para efectuarla, se utilizan una variedad de herramientas y técnicas de gestión de proyectos, que pueden incluir reuniones de equipo, software de gestión de proyectos, y procesos de toma de decisiones tanto formales como informales.
Algunos ejemplos son los siguientes:
- Un gerente de proyecto ejerce su autoridad al asignar tareas a los miembros del equipo de proyecto.
- Un patrocinador de proyecto utiliza su autoridad para aprobar el presupuesto del proyecto.
- Un líder de equipo ejerce su autoridad al tomar decisiones sobre la dirección de las actividades del equipo.
- Un gerente de proyecto utiliza su autoridad para aprobar o rechazar cambios propuestos en el alcance del proyecto.
- Un patrocinador del proyecto utiliza su autoridad para autorizar el cierre formal del proyecto.
