El término “Interesado” juega un papel crucial en la gestión de proyectos, programas y portafolios. Se refiere a cualquier individuo, grupo u organización que puede tener un impacto directo o indirecto, o verse afectado por las decisiones, actividades y resultados de un proyecto. Los interesados pueden influir de manera significativa en el éxito o fracaso de un proyecto, por lo que su identificación y gestión adecuada son esenciales.
El alcance de influencia de un interesado puede ser muy amplio y diverso. Pueden ser internos o externos a la organización que ejecuta el proyecto, y su nivel de interés y poder puede variar enormemente. Los interesados internos suelen incluir a empleados, gerentes y líderes de la organización, mientras que los externos pueden incluir a clientes, proveedores, reguladores y la comunidad en general.
La gestión de los interesados implica varias etapas, incluyendo la identificación de quienes son, entender sus necesidades y expectativas, y desarrollar estrategias adecuadas para gestionar su influencia en el proyecto. Esto es crucial para asegurar que sus expectativas se alineen con los objetivos del proyecto y para mitigar cualquier impacto negativo que puedan tener en su ejecución.
Los interesados pueden proporcionar apoyo vital y recursos para el proyecto, pero también pueden presentar riesgos y desafíos si sus expectativas no se gestionan adecuadamente. Por lo tanto, la comunicación efectiva y la construcción de relaciones sólidas con los interesados son componentes clave de su gestión exitosa.
En resumen, los interesados son una parte integral de cualquier proyecto, y su gestión es una disciplina crítica en la gestión de proyectos, programas y portafolios. El entendimiento profundo de quiénes son, qué quieren y cómo pueden influir en el proyecto es esencial para lograr los objetivos del proyecto y asegurar su éxito a largo plazo.
Los interesados son gestionados por el equipo del proyecto, liderado por el gerente de proyecto, quienes son responsables de identificar a todos los interesados pertinentes, entender sus necesidades y expectativas, y desarrollar estrategias para gestionar su influencia en el proyecto. Este proceso se realiza generalmente en las primeras etapas del proyecto, pero puede continuar a lo largo de todo el ciclo de vida del mismo, ya que los interesados y sus expectativas pueden cambiar con el tiempo. Para llevar a cabo esta gestión, se utilizan herramientas como matrices de análisis de interesados, planes de gestión de interesados y técnicas de comunicación efectiva.
Algunos ejemplos son los siguientes:
- Cliente Final: El cliente final es un interesado clave en cualquier proyecto, ya que sus necesidades y expectativas dictan los requisitos del proyecto y su éxito final.
- Equipo del Proyecto: Los miembros del equipo del proyecto son interesados internos que desempeñan un papel activo en la realización del proyecto y cuyo rendimiento y compromiso son cruciales para el éxito del proyecto.
- Proveedores: Los proveedores proporcionan los recursos y materiales necesarios para el proyecto. Su capacidad para entregar a tiempo y dentro del presupuesto puede afectar significativamente el progreso y el éxito del proyecto.
- Reguladores: Los organismos reguladores pueden tener requisitos específicos que el proyecto debe cumplir. Su influencia puede afectar la forma en que se lleva a cabo el proyecto y puede tener implicaciones legales si no se gestionan adecuadamente.
- Comunidad Local: En proyectos que impactan en la comunidad local, como proyectos de construcción o medioambientales, la comunidad es un interesado clave. Sus percepciones y reacciones al proyecto pueden influir en su aceptación y éxito.
