La Gestión de Comunicación del Portafolio es un área de conocimiento vital dentro de la gestión de portafolios, centrada en los procesos necesarios para establecer un plan efectivo de gestión de comunicación y manejar adecuadamente la información del portafolio. Este campo se ocupa de asegurar que la comunicación dentro del portafolio sea clara, eficiente y llegue a todas las partes interesadas pertinentes, permitiéndoles tener la información necesaria para tomar decisiones informadas. Al desarrollar un plan de gestión de comunicación, se definen las estrategias, los métodos y los tiempos para compartir la información, asegurando que esta llegue al público correcto, en el momento adecuado y de la manera más efectiva posible.
Los procesos de la Gestión de Comunicación del Portafolio también incluyen la recopilación, la distribución, el almacenamiento y la disposición final de la información del portafolio. Estas actividades son cruciales para mantener a todos los involucrados en el portafolio al tanto del estado de los proyectos, los riesgos asociados, las oportunidades disponibles y cualquier otro factor relevante para el éxito del portafolio. Además, asegura que la documentación relevante esté accesible para quienes la necesiten y que la información confidencial esté protegida adecuadamente.
La comunicación efectiva dentro de un portafolio no solo implica compartir información, sino también fomentar un entorno de comunicación abierta y transparente. Esto ayuda a construir confianza entre las partes interesadas, mejora la colaboración y aumenta la probabilidad de alcanzar los objetivos del portafolio. Además, una comunicación clara y efectiva también puede servir para mitigar los conflictos y malentendidos que podrían surgir a lo largo del ciclo de vida del portafolio.
La Gestión de Comunicación del Portafolio requiere habilidades específicas, herramientas y técnicas para ser implementada con éxito. Esto incluye la capacidad de identificar a las partes interesadas clave, entender sus necesidades y expectativas en términos de comunicación, y desarrollar y mantener canales de comunicación efectivos. También requiere la habilidad de evaluar la efectividad de las comunicaciones del portafolio y hacer ajustes cuando sea necesario para asegurar que los objetivos de comunicación se estén cumpliendo.
En resumen, la Gestión de Comunicación del Portafolio es una disciplina crucial en la gestión de portafolios, centrada en asegurar que la comunicación sea clara, efectiva y llegue a las partes interesadas adecuadas. Al hacerlo, facilita una mejor toma de decisiones, mejora la colaboración y contribuye al éxito general del portafolio.
La Gestión de Comunicación del Portafolio es realizada por el gerente de portafolio, con la asistencia de su equipo y, en ocasiones, con la ayuda de profesionales de comunicación. Para llevar a cabo esta tarea, se desarrolla y se implementa un plan de gestión de comunicación, que se crea al inicio del proceso de gestión del portafolio y se ajusta según sea necesario a lo largo de su ciclo de vida. Este plan se elabora identificando las necesidades de comunicación de las partes interesadas, estableciendo los canales de comunicación y definiendo los tipos de información que se compartirán. Se utilizan diversas herramientas y técnicas de comunicación, como reuniones, informes, sistemas de gestión de la información, entre otros, para asegurar que la información fluya de manera efectiva a todas las partes interesadas.
Algunos ejemplos son los siguientes:
- Desarrollar un plan de gestión de comunicación para un portafolio de proyectos de infraestructura, asegurando que los contratistas, los proveedores y los stakeholders reciban información actualizada y relevante.
- Implementar un sistema de gestión de la información del portafolio que permita a los miembros del equipo acceder fácilmente a documentos críticos, informes de estado y otra información vital.
- Establecer reuniones regulares de revisión del portafolio, donde se comparte el progreso de los proyectos, se identifican los riesgos y se toman decisiones clave.
- Crear un boletín mensual del portafolio para mantener informadas a las partes interesadas externas, como los clientes y los socios estratégicos.
- Utilizar herramientas de colaboración en línea para facilitar la comunicación entre los equipos de proyecto distribuidos geográficamente, asegurando que todos estén al tanto de los últimos desarrollos.