El Desarrollar el Plan de Gestión de Riesgos del Portafolio es un proceso fundamental en la gestión de portafolios, ya que establece las bases para identificar, analizar y responder a los riesgos asociados a los proyectos incluidos en un portafolio. Este plan es un documento subsidiario del plan de gestión del portafolio y es crucial para asegurar que los riesgos se gestionen de manera proactiva, minimizando así su impacto negativo potencial en los objetivos del portafolio.
El plan de gestión de riesgos del portafolio incluye metodologías y prácticas para identificar riesgos, realizar análisis cualitativos y cuantitativos de riesgos, planificar respuestas a riesgos, y monitorear y controlar los riesgos a lo largo de la vida del portafolio. También define los roles y responsabilidades en el proceso de gestión de riesgos, así como los umbrales de riesgo, las categorías de riesgo y las métricas para medir y reportar los riesgos.
La gestión de riesgos en el contexto del portafolio es especialmente crítica, ya que los riesgos en un proyecto pueden tener un efecto cascada en otros proyectos del portafolio. Por lo tanto, es vital tener un enfoque holístico y coordinado para la gestión de riesgos que considere las interdependencias entre los proyectos.
El desarrollo del plan de gestión de riesgos del portafolio comienza con la identificación de los riesgos, seguido de un análisis para comprender su naturaleza y su impacto potencial. Una vez que los riesgos están identificados y analizados, el equipo del portafolio trabaja en desarrollar estrategias y planes de acción para mitigar, transferir, aceptar o evitar los riesgos, dependiendo de su naturaleza y gravedad.
El monitoreo y control de riesgos es una actividad continua que asegura que los riesgos se están gestionando adecuadamente y que las respuestas a los riesgos son efectivas. Este proceso también incluye la revisión y actualización del plan de gestión de riesgos del portafolio según sea necesario, para asegurarse de que sigue siendo relevante y efectivo a lo largo del tiempo.
Punto 2: Responder Preguntas
La responsabilidad de desarrollar el Plan de Gestión de Riesgos del Portafolio recae generalmente en el gerente del portafolio, quien lo hace siguiendo las mejores prácticas y estándares establecidos en “The Standard for PORTFOLIO MANAGEMENT 4th Edition” del PMI. Este proceso se realiza al inicio del ciclo de vida del portafolio, pero puede ser actualizado conforme sea necesario a lo largo del tiempo. Para llevar a cabo este proceso, se utilizan herramientas y técnicas de análisis de riesgos, así como software especializado en gestión de proyectos y portafolios.
Proyecto: Desarrollo de una nueva plataforma de comercio electrónico para XYZ Corp
– Propósito del proyecto: Implementar una plataforma de comercio electrónico robusta y fácil de usar para aumentar las ventas en línea de XYZ Corp en un 20% en el primer año.
– Objetivos medibles del proyecto y criterios de éxito: Aumentar el tráfico web en un 30%, mejorar la tasa de conversión en un 15%, y lograr una calificación de satisfacción del cliente de 4.5 estrellas o más.
– Requisitos de alto nivel: La plataforma debe ser móvil amigable, integrarse con el sistema de inventario existente, y cumplir con los estándares de seguridad de datos.
– Descripción de alto nivel del proyecto, límites y entregables clave: El proyecto incluirá el diseño, desarrollo, y lanzamiento de la nueva plataforma, excluyendo el marketing y la promoción post-lanzamiento. Los entregables clave incluyen la arquitectura del sitio, la interfaz de usuario, y la integración con sistemas existentes.
– Riesgo general del proyecto: El mayor riesgo es no completar el proyecto a tiempo debido a la complejidad técnica y la posible falta de recursos.
– Resumen del cronograma de hitos: Diseño completado en el mes 3, desarrollo completado en el mes 6, pruebas completadas en el mes 8, lanzamiento en el mes 9.
– Recursos financieros preaprobados: $500,000 USD
– Lista de interesados clave: Director de Comercio Electrónico (Patrocinador), Gerente de Proyecto, Equipo de Desarrollo, Equipo de Soporte Técnico.
– Requisitos de aprobación del proyecto: El proyecto será considerado un éxito si se cumplen los objetivos medibles y la plataforma es lanzada a tiempo y dentro del presupuesto. La aprobación final será dada por el Director de Comercio Electrónico.
– Criterios de salida del proyecto: El proyecto puede ser cerrado o cancelado si los costos exceden en un 20% el presupuesto preaprobado o si los retrasos en el cronograma superan los 2 meses.
– Director del proyecto asignado, responsabilidad y nivel de autoridad: Juan Pérez, responsable de la ejecución y supervisión del proyecto, con autoridad para asignar recursos y tomar decisiones clave.
– Nombre y nivel de autoridad del patrocinador o de quienes autorizan el acta de constitución del proyecto: María González, Directora de Comercio Electrónico, con la autoridad para aprobar el presupuesto y los cambios mayores al alcance del proyecto.