La autorización es un paso crucial en la gestión de proyectos y portafolios, pues implica dar el visto bueno oficial para empezar a trabajar en un componente específico incluido en un portafolio. Este proceso no solo abarca la aprobación del proyecto, sino también asegurar que los recursos financieros necesarios estén disponibles y que la decisión de avanzar se comunique de manera efectiva a todas las partes interesadas. La autorización garantiza que todos los proyectos y programas dentro del portafolio estén alineados y contribuyan al logro de los objetivos estratégicos de la organización.
Un “portafolio equilibrado” se refiere a una colección diversificada de proyectos y programas que están alineados con las metas estratégicas de la empresa, y que están balanceados en términos de riesgo, recursos y beneficios. La autorización es un paso vital para asegurar que solo los proyectos que están en sintonía con este equilibrio sean puestos en marcha. Esto implica una evaluación cuidadosa y un análisis riguroso para asegurarse de que los proyectos seleccionados ofrezcan el máximo valor y estén alineados con la dirección estratégica de la organización.
El proceso de autorización también juega un papel crítico en la gestión de los recursos. Asegurarse de que los fondos y otros recursos estén disponibles y sean asignados correctamente es un aspecto clave de este proceso. Esto incluye no solo la asignación de recursos financieros, sino también de personal, tecnología y otros recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto.
La comunicación efectiva es otro componente esencial del proceso de autorización. Todas las partes interesadas, incluyendo miembros del equipo, patrocinadores, clientes y otras partes relevantes, deben ser informadas de la decisión de autorizar el trabajo y de cómo este se alinea con los objetivos estratégicos del portafolio y de la organización.
En resumen, la autorización es un paso fundamental en la gestión de portafolios que asegura que solo los proyectos y programas que están alineados con los objetivos estratégicos y que contribuyen al equilibrio general del portafolio sean iniciados. Requiere una evaluación cuidadosa, la asignación adecuada de recursos y una comunicación efectiva para ser llevada a cabo con éxito.
El proceso de autorización es llevado a cabo por los responsables de la gestión de portafolios o por un comité de gobierno designado, quienes evalúan y aprueban los proyectos basándose en su alineación con los objetivos estratégicos y su contribución al equilibrio del portafolio. Este proceso se realiza mediante la revisión de documentación del proyecto, análisis de impacto, evaluación de recursos disponibles y otros criterios pertinentes. La autorización debe realizarse antes de que el trabajo en el proyecto comience, asegurando que todos los recursos necesarios estén disponibles y asignados correctamente. Para llevar a cabo este proceso, se utilizan herramientas de gestión de proyectos y portafolios, software de análisis y comunicación, y otros recursos necesarios para evaluar y comunicar la decisión.
Algunos ejemplos son los siguientes:
- Aprobación de un proyecto de desarrollo de software después de evaluar su alineación con las iniciativas estratégicas de tecnología de la empresa.
- Autorización de un proyecto de construcción, asegurando que los fondos necesarios estén disponibles y asignados antes de iniciar el trabajo.
- Comunicación efectiva a todas las partes interesadas después de la autorización de un proyecto de cambio organizacional, asegurando que todos estén informados y alineados con los objetivos del proyecto.
- Evaluación y autorización de un programa de formación y desarrollo para empleados, alineándolo con las estrategias de gestión de talento de la organización.
- Autorización de una iniciativa de responsabilidad social empresarial, asegurando su alineación con los valores y objetivos a largo plazo de la empresa.