El proceso de “Autorizar el Portafolio” es un paso crítico en la gestión de portafolios, donde se asignan recursos para llevar a cabo los componentes seleccionados del portafolio. Este proceso es vital porque asegura que los proyectos y programas elegidos estén alineados con los objetivos estratégicos de la organización y cuenten con los recursos necesarios para su ejecución. Durante este proceso, se realiza una comunicación formal de las decisiones tomadas respecto al equilibrio del portafolio, asegurando que todas las partes interesadas estén informadas y alineadas con la dirección estratégica.
La asignación de recursos no solo implica asignar el capital necesario, sino también asegurarse de que el talento y las habilidades correctas estén disponibles para ejecutar los proyectos y programas. Esto requiere una comprensión profunda de las capacidades de la organización, así como de las demandas de cada componente del portafolio. El proceso de autorización del portafolio también implica tomar decisiones difíciles sobre qué proyectos o programas seguir y cuáles posponer o cancelar, basándose en una evaluación cuidadosa de su alineación estratégica, su rentabilidad y su viabilidad.
La comunicación formal de las decisiones de equilibrio del portafolio es un aspecto crucial de este proceso. Esto asegura que todas las partes interesadas, incluyendo la dirección, los equipos de proyecto y otros empleados, entiendan claramente las prioridades de la organización y las razones detrás de las decisiones tomadas. Una comunicación efectiva ayuda a generar buy-in y compromiso de todas las partes involucradas, lo cual es esencial para la ejecución exitosa de los proyectos y programas.
Este proceso no es un evento único, sino una parte integral de la gestión continua del portafolio. Requiere una revisión y ajuste regulares a medida que cambian las condiciones del mercado, las prioridades estratégicas y la disponibilidad de recursos. La capacidad de adaptarse rápidamente a estos cambios y reasignar recursos según sea necesario es un componente clave para el éxito en la gestión de portafolios.
En resumen, “Autorizar el Portafolio” es un proceso esencial en la gestión de portafolios que involucra la asignación de recursos, la toma de decisiones informadas y la comunicación formal de estas decisiones. Es un paso crítico para asegurar que los proyectos y programas seleccionados estén alineados con los objetivos estratégicos de la organización y cuenten con los recursos necesarios para su éxito.
La autorización del portafolio es realizada por los responsables de la gestión de portafolios, quienes poseen una visión integral de los objetivos estratégicos de la organización y la capacidad para asignar recursos de manera efectiva. Este proceso se lleva a cabo a través de una evaluación detallada de los componentes del portafolio, su alineación estratégica y la disponibilidad de recursos, seguido de la toma de decisiones informada y la comunicación formal de estas decisiones a todas las partes interesadas. Es crucial realizar este proceso de manera regular, asegurando que el portafolio esté siempre alineado con las condiciones cambiantes y las prioridades estratégicas de la organización. Para llevar a cabo este proceso, se requiere de herramientas de gestión de portafolios, software de planificación de recursos y sistemas de comunicación eficaces.
Algunos ejemplos son los siguientes:
- Implementación de un Nuevo Software: La dirección decide autorizar el portafolio asignando recursos para la implementación de un nuevo software que se espera aumente la eficiencia operativa, comunicando formalmente la decisión a todos los departamentos involucrados.
- Expansión del Mercado: Recursos son asignados para explorar oportunidades en un nuevo mercado, y se comunica formalmente la decisión a los equipos de ventas, marketing y desarrollo de productos.
- Innovación de Producto: Se autoriza la inversión en el desarrollo de un nuevo producto innovador, asignando los recursos necesarios para la investigación y desarrollo, y se comunica la decisión a todas las partes interesadas.
- Mejora de Infraestructura: La organización decide asignar recursos para mejorar la infraestructura de TI, y comunica formalmente esta decisión para asegurar que los equipos de TI estén preparados y alineados con la iniciativa.
- Programa de Capacitación: Se asignan recursos para un programa de capacitación destinado a mejorar las habilidades del personal, y se comunica la decisión para asegurar la participación y el compromiso de los empleados.