En el ámbito del Scrum y otras metodologías ágiles, es crucial comprender la diferencia entre un proyecto y un programa. Mientras que un proyecto es una entidad singular con objetivos definidos y un alcance específico, un programa abarca un conjunto de proyectos interrelacionados que se ejecutan con un propósito común, es decir, alcanzar ciertos resultados de negocio articulados en la declaración de la visión del programa.
El programa sirve como un paraguas bajo el cual se alinean y coordinan múltiples proyectos. Estos proyectos, aunque tienen sus propios objetivos y equipos, trabajan en conjunto para asegurar que los resultados generales del programa se logren. Este nivel de integración y coordinación es lo que distingue a un programa de un conjunto aleatorio de proyectos.
La clave del éxito de un programa radica en su capacidad para mantener una visión clara y unificada. La declaración de la visión del programa establece la dirección y ofrece una perspectiva general de los resultados de negocio deseados. Esta visión es esencial para garantizar que todos los proyectos involucrados estén alineados y trabajen hacia objetivos comunes.
Una herramienta vital en la gestión de programas es el “backlog priorizado del programa”. Este backlog integra los backlogs priorizados de los productos de todos los proyectos involucrados en el programa. Actúa como una lista central de requisitos y características, garantizando que las prioridades se establezcan a nivel de programa y no solo a nivel de proyecto individual.
Dado que un programa es más complejo que un proyecto individual, su gestión y supervisión también lo son. El programa debe considerar las interdependencias entre proyectos, gestionar los recursos compartidos y asegurar que los cambios en un proyecto no tengan impactos negativos en otros.
En resumen, un programa en el contexto de Scrum y el SBOK es una iniciativa estratégica que coordina y dirige múltiples proyectos hacia resultados de negocio definidos. Es una entidad que requiere habilidades de gestión especializadas y herramientas, como el backlog priorizado del programa, para garantizar su éxito.
Los líderes o gerentes de programa, con la ayuda de los equipos de proyecto y los stakeholders, son los encargados de definir y gestionar un programa. Mediante la alineación de los backlogs priorizados de productos individuales y la consolidación de estos en el backlog priorizado del programa, basado en la declaración de visión del programa. Esta gestión se lleva a cabo a lo largo de la vida del programa, siendo revisada y adaptada según las necesidades cambiantes del negocio. Para ello, se utilizan las herramientas y prácticas recomendadas en el SBOK.
Algunos ejemplos son los siguientes:
- Una empresa tecnológica lanza un programa para desarrollar una suite de aplicaciones empresariales. Cada aplicación es gestionada como un proyecto individual, pero todas comparten una visión unificada y un backlog priorizado común.
- Un ayuntamiento inicia un programa para revitalizar el centro de la ciudad. Incluye proyectos para parques, infraestructura y renovaciones culturales, todos orientados a mejorar la vida de los ciudadanos bajo una visión compartida.
- Una organización no lucrativa crea un programa para la educación en áreas rurales. Este programa integra proyectos de construcción de escuelas, formación de profesores y desarrollo de materiales, todos orientados a un objetivo educativo común.
- Una cadena de tiendas lanza un programa de transformación digital. Incluye proyectos para el desarrollo de una app móvil, implementación de sistemas de pago en línea y digitalización del inventario, todos alineados a mejorar la experiencia del cliente.
- Una industria farmacéutica inicia un programa de investigación y desarrollo para enfermedades raras. Aunque cada proyecto investiga diferentes enfermedades, todos comparten recursos, instalaciones y un objetivo de negocio común.