Dentro del ámbito de la gestión de proyectos ágiles, especialmente en el marco Scrum, el concepto de “recursos compartidos” es de gran relevancia. Estos recursos, según el Scrum Body of Knowledge (SBOK), pueden ser entendidos como el personal, ambiente y equipamiento que son utilizados conjuntamente por múltiples equipos Scrum en un proyecto. Esta colaboración es esencial, especialmente en proyectos más grandes donde hay múltiples equipos Scrum trabajando en paralelo o en diferentes aspectos del proyecto.
Es crucial entender que los recursos compartidos no son simplemente elementos físicos o tangibles. Si bien pueden incluir herramientas, equipos o espacios de trabajo, también engloban al talento humano, habilidades, conocimientos y experiencias que los miembros del equipo aportan al proyecto. Estos recursos humanos son a menudo los más valiosos, ya que la experiencia y habilidad de un equipo pueden hacer la diferencia entre el éxito y el fracaso de un proyecto.
Sin embargo, la gestión de estos recursos compartidos puede ser un desafío. Dado que los recursos están siendo utilizados por múltiples equipos, puede haber conflictos sobre la disponibilidad, asignación y priorización. Imagina, por ejemplo, un ambiente de prueba que es necesario para dos equipos al mismo tiempo. Aquí es donde la planificación, la comunicación y la colaboración se vuelven esenciales para garantizar que los recursos sean utilizados de manera efectiva y eficiente.
Otro desafío es la optimización de estos recursos. En un proyecto grande, donde los recursos pueden ser limitados, es vital garantizar que se utilicen de la mejor manera posible. Esto puede requerir una asignación cuidadosa, priorizando las tareas o incluso adaptando los cronogramas para asegurarse de que todos los equipos tengan acceso a lo que necesitan cuando lo necesitan.
El SBOK destaca la importancia de una gestión adecuada de los recursos compartidos y ofrece directrices y mejores prácticas para garantizar su uso efectivo. Siguiendo estas recomendaciones, los equipos Scrum pueden colaborar de manera más armoniosa, maximizando la productividad y evitando conflictos innecesarios.
La gestión de los recursos compartidos es llevada a cabo por los Scrum Masters y el Dueño del Producto, en colaboración con los equipos Scrum. Se realizan evaluaciones y planificaciones basadas en las necesidades y prioridades del proyecto. La asignación y uso de estos recursos suelen ocurrir durante los sprints, especialmente en la fase de planificación, y se utilizan herramientas de gestión de proyectos, tableros Scrum y software especializado para facilitar y monitorear su utilización.
Algunos ejemplos son los siguientes:
- Durante un proyecto de software, dos equipos Scrum necesitan acceso al mismo servidor para realizar pruebas. Para evitar conflictos, deciden programar sesiones en horarios diferentes.
- En un proyecto de desarrollo de productos, varios equipos requieren la asesoría de un experto en diseño. El experto divide su tiempo entre los equipos según las prioridades definidas.
- Al trabajar en la creación de una app, varios equipos Scrum requieren utilizar el mismo espacio de oficina equipado con herramientas específicas. Se implementa un sistema de reservas para garantizar el acceso equitativo.
- Durante un sprint, dos equipos encuentran la necesidad de consultar a un especialista en base de datos al mismo tiempo. Deciden hacer una reunión conjunta para resolver sus dudas.
- En un gran proyecto de marketing, varios equipos Scrum necesitan utilizar el mismo software de análisis. Para evitar cuellos de botella, se establece un calendario rotativo de acceso.