El término “portafolio” en el contexto de la gestión de proyectos se refiere a un conjunto de programas o proyectos que tienen una relación y orientación hacia la obtención de resultados de negocio específicos. Estos resultados están claramente definidos en lo que se conoce como la declaración de la visión del portafolio. La naturaleza interrelacionada de estos proyectos permite una coordinación y gestión unificada para lograr un objetivo empresarial común. El backlog priorizado del portafolio es esencialmente una lista ordenada de todas las tareas y características que deben ser completadas. Este backlog absorbe y amalgama el backlog priorizado del producto de todos los programas presentes en el portafolio. En otras palabras, es una representación acumulativa de todas las demandas y requisitos de los proyectos individuales. También es relevante mencionar que los proyectos que son independientes, es decir, que no pertenecen a un programa específico, pero que están alineados con la visión del portafolio, también contribuyen con su backlog priorizado del producto al portafolio general. Esta integración asegura que el esfuerzo y los recursos se distribuyen adecuadamente y que se maximiza el valor entregado al negocio.
El portafolio es gestionado por el equipo directivo o por un gestor de portafolios. Su construcción y mantenimiento se realiza mediante la recopilación y priorización de las tareas y características provenientes de los backlogs de productos de cada programa y proyecto individual. La actualización y revisión del portafolio se realiza periódicamente, especialmente cuando se introduce un nuevo proyecto o programa o cuando hay cambios en las prioridades del negocio. Para llevar a cabo esta tarea, se utiliza una herramienta o software de gestión de portafolios, que permite visualizar, priorizar y administrar las tareas y características de manera eficiente.
Algunos ejemplos son los siguientes:
- Una empresa de software tiene varios proyectos en marcha: desarrollo de una aplicación móvil, actualización de un sistema CRM y creación de un portal web. Todos estos proyectos se integran en un portafolio con una visión común de mejorar la experiencia del cliente.
- Una organización benéfica tiene varios programas de ayuda en diferentes regiones. Aunque cada programa tiene sus propios retos y metas, todos se integran en un portafolio con la visión de ayudar a las personas necesitadas.
- Una empresa de construcción gestiona varios proyectos: un rascacielos, un conjunto residencial y un centro comercial. Aunque diferentes en naturaleza, todos estos proyectos se alinean con la visión del portafolio de expandir la presencia de la empresa en la ciudad.
- Una compañía farmacéutica tiene varios programas de investigación para diferentes enfermedades. Cada programa tiene su propio backlog, pero todos se agrupan bajo un portafolio con la visión de desarrollar medicamentos innovadores.
- Una cadena de tiendas minoristas está expandiendo su presencia en varias ciudades y renovando algunas de sus tiendas existentes. Cada proyecto de expansión y renovación contribuye al portafolio general con la visión de mejorar la experiencia de compra del cliente.