La “Reunión de Estatus” o “Status Meeting”, tal como lo define el PMBOK 6, es una reunión que se programa periódicamente para intercambiar y analizar información sobre el progreso actual del proyecto y su desempeño. Esta es una práctica esencial para mantener a todos los interesados al tanto de la situación del proyecto y permitir la toma de decisiones basadas en información actualizada.
Estas reuniones suelen ser de carácter formal y se llevan a cabo en un ambiente controlado para permitir una comunicación efectiva entre todos los participantes. Los miembros del equipo de proyecto, los stakeholders, el director del proyecto, entre otros, son algunos de los participantes que a menudo se encuentran en estas reuniones.
En estas reuniones de estatus, se comparte y discute información sobre los avances del proyecto, los problemas o riesgos actuales y futuros, las medidas correctivas necesarias, y las oportunidades de mejora. Este intercambio de información permite identificar los desvíos a tiempo y planificar estrategias para superar los desafíos que puedan afectar el éxito del proyecto.
Cada reunión de estatus tiene un orden del día preestablecido, que suele incluir los puntos clave a discutir, tales como el progreso del proyecto, los desafíos y problemas, las acciones correctivas, los riesgos y las oportunidades. El orden del día ayuda a mantener la reunión centrada y productiva, asegurando que todos los temas relevantes sean cubiertos.
La información compartida en estas reuniones debe ser precisa y actualizada. Para lograr esto, se puede hacer uso de herramientas y técnicas de gestión de proyectos como software de seguimiento de proyectos, gráficos de Gantt, tableros Kanban, entre otros. Estas herramientas permiten tener un seguimiento constante del progreso del proyecto y facilitan la preparación de informes de estatus precisos.
Las reuniones de estatus son un componente crítico en la gestión efectiva de proyectos. Al permitir un intercambio regular de información y proporcionar un foro para la toma de decisiones informadas, estas reuniones pueden tener un impacto significativo en el éxito de un proyecto.
Las “Reuniones de Estatus” son conducidas por el director del proyecto, con la participación de los miembros del equipo de proyecto y los interesados claves. Estas reuniones se realizan regularmente, a menudo semanalmente o mensualmente, y se planifican de acuerdo con la complejidad del proyecto y la necesidad de seguimiento. Durante estas reuniones, se hace uso de herramientas de gestión de proyectos como software de seguimiento, gráficos de Gantt, y tableros Kanban para presentar y discutir la información actualizada del proyecto.
En un proyecto de desarrollo de software, el director del proyecto programa una “Reunión de Estatus” semanal con el equipo de desarrollo, el equipo de pruebas, y los stakeholders claves. Durante la reunión, se presenta un informe de estatus que se ha preparado usando una herramienta de seguimiento de proyectos. El informe incluye un gráfico de Gantt que muestra el progreso actual en comparación con el plan original, un tablero Kanban que muestra el estado de las tareas y problemas actuales, y una lista de riesgos y oportunidades identificadas. Los participantes discuten la información presentada, identifican problemas y riesgos, deciden sobre las acciones correctivas necesarias y planifican las próximas etapas del proyecto.