La Reserva de Gestión, también conocida como Management Reserve, es un elemento clave en la gestión de proyectos según las directrices del Project Management Body of Knowledge (PMBOK) versión 6. Es una porción del presupuesto o del cronograma del proyecto que se mantiene fuera de la línea base de medición del rendimiento. Esta reserva es esencialmente un fondo de contingencia establecido para abordar cualquier imprevisto que pueda surgir durante la ejecución del proyecto.
Aunque la Reserva de Gestión está dentro del alcance general del proyecto, no se asocia a ningún riesgo identificado en particular. A diferencia de la reserva para contingencias, que se asigna a riesgos específicos, la reserva de gestión es para aquellos sucesos desconocidos que pueden afectar el proyecto. Por tanto, representa una previsión consciente de la posibilidad de variabilidad e incertidumbre inherente a cualquier proyecto.
Es importante destacar que la Reserva de Gestión no es una parte del presupuesto base del proyecto y tampoco se incluye en el valor calculado de la línea base de rendimiento. En cambio, es una suma adicional que el gerente del proyecto puede utilizar para responder a eventos imprevistos. Su uso requiere la aprobación de un nivel superior de la gerencia de la organización.
Además, la Reserva de Gestión no se considera un recurso libre para llenar los huecos financieros. El objetivo de su uso debe ser siempre facilitar el éxito del proyecto frente a la incertidumbre, no corregir los errores de estimación o los sobrecostos derivados de una mala gestión del proyecto.
Por último, una gestión eficaz de la Reserva de Gestión requiere seguimiento y control constantes. Si se utiliza correctamente, puede ser una herramienta eficaz para ayudar a los proyectos a superar obstáculos imprevistos y, finalmente, a alcanzar sus objetivos dentro del plazo y presupuesto planificados.
La Reserva de Gestión es establecida y administrada por el gerente del proyecto, aunque su uso requiere la aprobación de la alta gerencia. Se crea al inicio del proyecto, como parte del proceso de planificación del presupuesto y el cronograma. Se hace manteniendo una parte del presupuesto del proyecto fuera de la línea base para la medición del rendimiento. Los fondos se utilizan para abordar el trabajo imprevisto que está dentro del alcance del proyecto.
Algunos ejemplos son los siguientes:
- Un equipo de desarrollo de software reserva un 10% adicional del presupuesto total del proyecto como Reserva de Gestión para posibles problemas técnicos inesperados.
- En un proyecto de construcción, la gerencia decide retener una parte del cronograma del proyecto como Reserva de Gestión para posibles retrasos debido a condiciones climáticas adversas.
- Un equipo de gestión de eventos puede establecer una Reserva de Gestión para posibles cambios de último minuto solicitados por el cliente.
- En un proyecto de investigación y desarrollo, el gerente del proyecto puede mantener una Reserva de Gestión para cubrir costos asociados a avances inesperados o descubrimientos.
- En un proyecto de expansión de negocio, la dirección puede optar por establecer una Reserva de Gestión para hacer frente a la fluctuación de los precios de los bienes raíces o al costo de la contratación de personal nuevo.
