El Registro de Interesados, o Stakeholder Register en inglés, es un documento vital en la gestión de proyectos. Este contiene información detallada, una evaluación y clasificación de los interesados del proyecto. Los interesados, también conocidos como stakeholders, pueden ser cualquier persona, grupo o entidad que pueda influir o ser influenciada por el proyecto, incluyendo miembros del equipo del proyecto, clientes, usuarios finales, patrocinadores, entre otros.
Una característica esencial del Registro de Interesados es que no solo incluye un listado de las personas y organizaciones involucradas en el proyecto, sino que también proporciona una evaluación detallada de sus intereses, expectativas, influencia y su relación con el proyecto. Este análisis ayuda a entender cómo cada interesado puede afectar o ser afectado por el proyecto y permite a los gestores del proyecto desarrollar estrategias de comunicación y gestión efectivas.
Además de proporcionar un análisis, el Registro de Interesados también sirve para clasificar a los interesados en base a varios factores. Por ejemplo, pueden clasificarse según su poder e influencia en el proyecto, su interés o preocupación por el proyecto, o su impacto o efecto potencial en el proyecto. Esta clasificación permite a los gestores del proyecto priorizar a los interesados y adaptar su enfoque de gestión y comunicación según sea necesario.
Otro elemento importante del Registro de Interesados es que es un documento “vivo”, es decir, se actualiza constantemente a lo largo del ciclo de vida del proyecto. A medida que el proyecto avanza, pueden aparecer nuevos interesados, cambiar las circunstancias de los interesados existentes, o variar sus necesidades y expectativas. Mantener actualizado el Registro de Interesados asegura que se puedan abordar estas variaciones de manera efectiva y oportuna.
Además, el Registro de Interesados es una herramienta valiosa para la toma de decisiones durante todo el proyecto. Al tener un entendimiento claro de quiénes son los interesados, qué quieren y cómo pueden afectar el proyecto, los gestores del proyecto pueden tomar decisiones más informadas y efectivas.
Finalmente, el Registro de Interesados también puede ser una herramienta útil para la gestión de conflictos. Al identificar y entender los diferentes intereses y expectativas, los gestores del proyecto pueden prever posibles conflictos entre interesados y desarrollar estrategias para manejarlos de manera proactiva.
El Registro de Interesados es normalmente elaborado y mantenido por el director del proyecto, con la ayuda del equipo del proyecto. Se crea al inicio del proyecto, durante la fase de inicio, pero se mantiene y actualiza a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. Se realiza a través de reuniones, entrevistas y discusiones con los posibles interesados para recopilar información relevante sobre ellos, que luego se documenta en el registro. Usualmente, se utiliza una plantilla de Registro de Interesados, que puede estar disponible en el software de gestión de proyectos o se puede crear manualmente en programas como Excel.
Vamos a considerar el proyecto de desarrollo de un nuevo sistema de gestión de recursos humanos para una gran empresa llamada TechnoCorp. Los campos del Registro de Interesados para este proyecto podrían ser los siguientes:
- Nombre del Interesado: Director de Recursos Humanos
- Organización/Departamento: Recursos Humanos, TechnoCorp
- Rol en el Proyecto: Usuario Final
- Expectativas: Un sistema fácil de usar que mejore la eficiencia del departamento de RRHH
- Nivel de Interés: Alto
- Nivel de Influencia: Alto
- Estrategia de Gestión: Comunicación regular y directa a través de reuniones semanales y correos electrónicos.