Monitorear, según se define en el PMBOK 6, es el proceso de recolectar datos de desempeño del proyecto, producir medidas de desempeño e informar y difundir la información sobre el desempeño. Este proceso es vital para la gestión de proyectos, ya que permite a los líderes del proyecto realizar un seguimiento del progreso y tomar decisiones informadas.
La recolección de datos de desempeño es el primer paso en el proceso de monitoreo. Esto puede implicar la recolección de una amplia gama de datos, desde el tiempo empleado en las tareas individuales hasta los costos asociados con las diferentes etapas del proyecto. Los datos recolectados deben ser relevantes y precisos, ya que proporcionan la base para todas las decisiones futuras sobre el proyecto.
Una vez recolectados los datos, el siguiente paso es producir medidas de desempeño. Estas medidas permiten a los líderes del proyecto evaluar el progreso del proyecto de una manera cuantificable. Pueden incluir indicadores como el porcentaje de tareas completadas, el tiempo medio de realización de las tareas, o el grado en que el proyecto está dentro del presupuesto y del cronograma establecidos.
El proceso de informar y difundir la información sobre el desempeño es igualmente crítico. Esto significa comunicar los resultados del monitoreo a todas las partes interesadas del proyecto, desde los miembros del equipo hasta los patrocinadores y los clientes. La comunicación efectiva garantiza que todos estén informados y puedan tomar decisiones informadas.
El monitoreo es un proceso continuo que se lleva a cabo a lo largo de toda la vida del proyecto. Los líderes del proyecto deben asegurarse de que siempre tengan la información más reciente sobre el desempeño del proyecto, para poder ajustar el plan del proyecto si es necesario.
En general, el monitoreo es una parte esencial de la gestión exitosa de proyectos. Proporciona una visión precisa del progreso del proyecto, facilita la toma de decisiones informadas y asegura que todas las partes interesadas estén al tanto de cómo se está desempeñando el proyecto.
El monitoreo del proyecto es realizado por el gerente del proyecto, aunque puede ser asistido por otros miembros del equipo del proyecto. Se realiza mediante la recolección regular de datos de desempeño del proyecto, su análisis para producir medidas de desempeño y la difusión de esta información a todas las partes interesadas del proyecto. Este proceso se realiza a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, y se utiliza software de gestión de proyectos y herramientas de seguimiento para facilitarlo.
Algunos ejemplos son los siguientes:
- Durante el desarrollo de un software, el gerente del proyecto realiza un seguimiento de la cantidad de errores encontrados y resueltos cada semana para monitorear la calidad del código.
- En la construcción de un edificio, se monitorea regularmente el uso de los recursos para asegurarse de que se está respetando el presupuesto.
- Durante la planificación de un evento, se realiza un seguimiento de la venta de entradas para tener una idea de la asistencia esperada.
- En un proyecto de marketing, el gerente del proyecto monitorea las métricas de participación del público, como las visitas a la página web o las interacciones en las redes sociales.
- Durante un proyecto de investigación, el líder del proyecto realiza un seguimiento de los datos recogidos y su análisis para evaluar el progreso de la investigación.