El Plan de Gestión de las Adquisiciones es un componente crítico del plan para la dirección de proyectos o programas, de acuerdo con la guía del PMBOK 6. Este documento detalla cómo el equipo de un proyecto va a adquirir bienes y servicios desde fuera de la organización ejecutante. Este plan define y guía la estrategia y el proceso de adquisición, que son esenciales para asegurar que los bienes y servicios se obtengan en tiempo y forma para facilitar el éxito del proyecto.
El Plan de Gestión de las Adquisiciones puede ser muy variado dependiendo del tipo de proyecto, la complejidad de las adquisiciones necesarias, y los requisitos y políticas de la organización. Sin embargo, en su núcleo, este plan es una guía para el equipo del proyecto sobre cómo, cuándo y de quién adquirir los recursos necesarios. Este plan puede incluir elementos como la definición del proceso de contratación, los criterios de selección de proveedores, los términos y condiciones de los contratos, y las estrategias de gestión de riesgos de las adquisiciones.
Este documento es vital porque las adquisiciones mal gestionadas pueden resultar en retrasos, costos excesivos y, en última instancia, fracasos en el proyecto. Con un plan de adquisiciones sólido y bien definido, el equipo del proyecto puede mitigar estos riesgos y asegurarse de que las adquisiciones se alineen con los objetivos y necesidades del proyecto.
Además, el Plan de Gestión de las Adquisiciones sirve como una herramienta de comunicación con los proveedores y otras partes interesadas. El plan establece las expectativas y proporciona claridad sobre cómo se manejarán las adquisiciones, lo que puede ayudar a construir relaciones sólidas con los proveedores y asegurar una cooperación efectiva.
Es importante resaltar que este plan es un documento dinámico. Debe ser revisado y actualizado regularmente a lo largo del ciclo de vida del proyecto para reflejar los cambios en las necesidades del proyecto, el entorno de adquisiciones, o la estrategia de la organización. Estas actualizaciones aseguran que el plan permanece relevante y eficaz para guiar las actividades de adquisición del equipo del proyecto.
En resumen, el Plan de Gestión de las Adquisiciones es un documento vital que guía el proceso de adquisición de bienes y servicios para un proyecto o programa. Al proporcionar un marco y estrategia claros, este plan ayuda a asegurar que las adquisiciones se realicen de manera eficaz y eficiente, y contribuyan al éxito general del proyecto.
El Plan de Gestión de las Adquisiciones es desarrollado por el gerente de proyecto, a menudo en colaboración con el equipo de adquisiciones de la organización, si existe. Se desarrolla durante la fase de planificación del proyecto, y se hace utilizando una combinación de herramientas de gestión de proyectos y experiencia en adquisiciones. La creación de este plan implica la identificación de los bienes y servicios necesarios para el proyecto, la definición de la estrategia y los procesos de adquisición, y la planificación de cómo se gestionarán las relaciones con los proveedores.
Consideremos un proyecto de construcción de una nueva oficina para la empresa “Tech Builders”. Se necesitarán numerosos bienes y servicios, desde materiales de construcción hasta servicios de arquitectura y diseño.
El Plan de Gestión de las Adquisiciones para este proyecto podría incluir:
– Descripción de las adquisiciones: Materiales de construcción, servicios de diseño y arquitectura, servicios de electricidad y plomería, mobiliario de oficina.
– Estrategia de adquisiciones: Contratos de precio fijo para materiales de construcción, contratos de tiempo y material para servicios de diseño y arquitectura.
– Criterios de selección del proveedor: Historial de desempeño, costo, disponibilidad y capacidad para cumplir con los plazos del proyecto.
– Proceso de gestión de contratos: Supervisión del desempeño del proveedor, gestión de cambios, resolución de disputas.
– Proceso de cierre de contratos: Verificación de la entrega completa y satisfactoria de bienes y servicios, finalización de la documentación del contrato.
– Plan de gestión de riesgos de adquisiciones: Identificación y evaluación de riesgos, desarrollo de estrategias de mitigación.