El Informe del Proyecto, también conocido como Project Brief, es una herramienta esencial en la gestión de proyectos. Elaborado y explicado en el PMBOK 6, se trata de una descripción de alto nivel del proyecto que presenta una vista integral de los objetivos, entregables y procesos del proyecto. Pero, ¿qué implica realmente eso?
A nivel macro, el Informe del Proyecto tiene tres partes fundamentales: objetivos, entregables y procesos. Los objetivos se refieren a los resultados que se esperan obtener con la ejecución del proyecto. Son metas claras y cuantificables que definen el éxito del proyecto. En la sección de entregables, se describen los resultados tangibles que el proyecto generará. Estos pueden ser productos, servicios, o mejoras en los procesos de negocio. Finalmente, los procesos refieren a los métodos y procedimientos que se seguirán para llevar a cabo el proyecto.
Esta herramienta no solo proporciona una visión clara de lo que se espera del proyecto, sino que también sirve como guía durante todo el ciclo de vida del proyecto. Además, permite la comunicación eficaz de los detalles importantes del proyecto a todas las partes interesadas, asegurando que todos tengan la misma comprensión de los objetivos y las expectativas del proyecto.
Es importante recordar que el Informe del Proyecto es un documento dinámico. A medida que el proyecto avanza y evoluciona, el informe se actualiza para reflejar los cambios. Esto significa que mantener el informe al día es una tarea continua y necesaria para una gestión de proyectos efectiva.
En resumen, el Informe del Proyecto es un recurso crucial para la toma de decisiones, la comunicación eficaz y la gestión de expectativas en la gestión de proyectos. Con su enfoque de alto nivel, proporciona una visión clara y comprensible del proyecto para todas las partes interesadas.
El Informe del Proyecto es generalmente preparado por el gerente de proyectos, con la asistencia del equipo de gestión de proyectos. Se elabora utilizando la información recogida durante la fase de inicio del proyecto, y se basa en las necesidades y expectativas de los stakeholders, el alcance del proyecto y los entregables definidos. Este proceso se realiza generalmente al comienzo de la fase de planificación del proyecto, utilizando herramientas y técnicas de gestión de proyectos como la recopilación de requisitos y la definición del alcance.
Para ilustrar, consideremos un proyecto para la construcción de un edificio de oficinas ecológico. El Informe del Proyecto podría ser:
– Descripción del proyecto: Construcción de un edificio de oficinas ecológico con un alto grado de eficiencia energética.
– Objetivos del proyecto: Reducir el consumo energético en un 30% en comparación con edificios similares y obtener la certificación LEED Oro.
– Entregables clave: Diseño del edificio, permisos de construcción, construcción del edificio y certificación LEED.
– Procesos: Identificación de las necesidades de los stakeholders, definición del alcance, desarrollo del cronograma y del presupuesto, gestión de riesgos, supervisión y control del proyecto, y cierre del proyecto.
Esto proporciona una visión de alto nivel del proyecto, estableciendo expectativas claras, y proporcionando una guía para la ejecución y control del proyecto.