En el mundo de la gestión de proyectos, el término “Estándar” se refiere a un documento o conjunto de directrices que se ha establecido como un modelo a seguir. Estos estándares se establecen generalmente por una autoridad reconocida, ya sea un organismo de estándares internacionales como el PMI (Project Management Institute), una organización gubernamental, o una autoridad en un campo específico. Por ejemplo, en el mundo de la gestión de proyectos, el PMBOK (Project Management Body of Knowledge) es un estándar reconocido mundialmente que proporciona las mejores prácticas en gestión de proyectos.
La aplicación de estos estándares aporta consistencia, eficiencia y predictibilidad a los procesos de gestión de proyectos. Los estándares establecen directrices y mejores prácticas que se han demostrado efectivas en numerosos proyectos a lo largo del tiempo. Estos pueden abarcar diversas áreas, desde la gestión del riesgo hasta la gestión de las comunicaciones, la gestión de la calidad, entre otros. De hecho, el PMBOK cubre un total de diez áreas de conocimiento de la gestión de proyectos.
Los estándares son fundamentales para establecer las expectativas y guiar la toma de decisiones a lo largo de un proyecto. Ofrecen un marco de referencia que ayuda a los equipos de proyecto a mantenerse alineados con los objetivos y metas del proyecto, a la vez que facilitan la comunicación y la colaboración efectiva.
Sin embargo, es importante señalar que, aunque los estándares proporcionan una guía valiosa, no son reglas fijas e inamovibles. Deben ser adaptados a las circunstancias específicas de cada proyecto. Esto significa que los gerentes de proyectos deben tener la capacidad de aplicar de manera flexible estos estándares para satisfacer las necesidades únicas de cada proyecto.
Por último, los estándares en la gestión de proyectos no se estancan. Continúan evolucionando a medida que las prácticas de gestión de proyectos se desarrollan y cambian. Como tal, los profesionales de la gestión de proyectos deben comprometerse con el aprendizaje continuo para mantenerse al día con los estándares más recientes y aplicar las mejores prácticas en su trabajo.
En la gestión de proyectos, la aplicación de los estándares es llevada a cabo por el gerente de proyecto y su equipo. Los estándares se aplican a través de la implementación de las directrices y prácticas recomendadas que estos proporcionan. Este proceso se realiza durante todas las fases del ciclo de vida del proyecto, desde la iniciación hasta el cierre, y se realiza con la ayuda de herramientas y técnicas de gestión de proyectos, como las proporcionadas en el PMBOK.
Algunos ejemplos son los siguientes:
- Un estándar en la gestión de proyectos es el uso de la “Carta del Proyecto” en la fase de iniciación.
- El uso de WBS (Work Breakdown Structure) es otro estándar que ayuda en la planificación eficaz del proyecto.
- En el control del proyecto, los estándares dictan el uso de las “Reuniones de Estado” regulares para mantener a todos informados.
- La gestión de riesgos, que implica la identificación, análisis y respuesta a los riesgos del proyecto, también sigue estándares definidos.
- Finalmente, el uso de “Lecciones Aprendidas” al final del proyecto para recoger los conocimientos adquiridos es otro estándar en la gestión de proyectos.