En la gestión de proyectos, una contingencia es un evento o situación potencial que podría afectar la ejecución del proyecto. Estos son eventos inciertos que, si ocurren, pueden tener un impacto, positivo o negativo, en los objetivos del proyecto. Según la Guía PMBOK 7, la contingencia se gestiona mediante la creación de una reserva, que es una provisión en el plan del proyecto para mitigar los posibles efectos de estas incertidumbres.
Las contingencias pueden ser identificadas durante la fase de planificación del proyecto, durante la cual se realiza un análisis de riesgos para identificar y evaluar los posibles riesgos que podrían afectar al proyecto. Una vez identificadas, las contingencias son incorporadas en el plan del proyecto, y se asignan recursos específicos para su gestión.
Las reservas de contingencia son fondos o tiempo asignado adicionalmente a las estimaciones base del proyecto para mitigar los riesgos identificados que podrían afectar a los objetivos del proyecto. Las reservas de contingencia están destinadas a abordar la incertidumbre inherente que existe en los proyectos.
Es responsabilidad del gerente de proyecto gestionar eficazmente las contingencias para asegurar que el proyecto se pueda completar dentro del alcance, el tiempo, el costo y la calidad planificados. La gestión efectiva de las contingencias requiere un monitoreo constante y un análisis detallado para identificar y evaluar cualquier cambio que pueda afectar al proyecto.
El PMBOK 7 pone énfasis en la importancia de la gestión de contingencias en los proyectos. A través de la gestión de contingencias, los gerentes de proyecto pueden prepararse para lo inesperado y pueden manejar los riesgos e incertidumbres de manera más efectiva.
En el ámbito de la gestión de proyectos, es responsabilidad del gerente de proyecto, con la ayuda del equipo de proyecto, identificar y gestionar las contingencias. Este proceso implica la identificación de las contingencias durante la fase de planificación del proyecto y su gestión a lo largo de todo el ciclo de vida de este. Para ello, se utilizan herramientas de análisis de riesgos, técnicas de estimación y se crea una reserva de contingencia en el plan del proyecto. El manejo efectivo de las contingencias a través de este enfoque analítico y preparatorio permite una mejor respuesta frente a incertidumbres y eventos inesperados, contribuyendo a la resiliencia y al éxito del proyecto.
Algunos ejemplos son los siguientes:
- Durante la planificación de un proyecto de construcción, se identifica el mal clima como una contingencia y se crea una reserva de tiempo para cubrir posibles retrasos.
- En un proyecto de desarrollo de software, el retraso en la entrega de componentes de terceros se identifica como una contingencia y se asigna una reserva de tiempo y dinero para cubrirlo.
- Durante un proyecto de lanzamiento de producto, se identifica un cambio en la regulación del mercado como una contingencia y se crea una reserva de recursos para la reevaluación y cumplimiento de los requisitos.
- En un proyecto de evento, una contingencia puede ser una huelga de transporte local que afectaría la asistencia, y se establece una reserva para contratar servicios de transporte alternativos si es necesario.
- Para un proyecto de investigación, el cambio en las políticas de financiamiento de la entidad patrocinadora puede ser una contingencia, para lo cual se crea una reserva para buscar financiamiento adicional.
