Según el PMBOK 6, una Conferencia de Oferentes, también conocida como Bidder Conference, es un elemento vital en el proceso de adquisición. Esta etapa del proceso de adquisición tiene por objetivo reunir a todos los posibles proveedores para explicarles de manera clara y uniforme las necesidades que se pretenden cubrir con la licitación o propuesta. Al asegurar que todos los posibles proveedores comprendan los detalles y requisitos de la propuesta, se facilita el proceso de evaluación de las propuestas y se incrementa la probabilidad de seleccionar la mejor opción.
En estas conferencias, generalmente, se presentan los detalles de la solicitud de propuesta (RFP, por sus siglas en inglés), se discuten los detalles del contrato y se brinda a los posibles proveedores la oportunidad de hacer preguntas. Esto ayuda a garantizar que los proveedores tengan una comprensión precisa de lo que se requiere y puedan formular propuestas que se ajusten a esas necesidades.
Además, la Conferencia de Oferentes es un medio eficaz para fomentar la transparencia y la equidad en el proceso de adquisición. Todos los proveedores reciben la misma información al mismo tiempo, lo que reduce las posibilidades de malentendidos o interpretaciones erróneas que podrían dar lugar a propuestas desequilibradas.
Esta conferencia no solo beneficia a la organización que solicita las propuestas, sino también a los proveedores. Les brinda la oportunidad de clarificar cualquier aspecto ambiguo o confuso antes de invertir tiempo y recursos en la elaboración de sus propuestas. De esta manera, los proveedores pueden centrar sus esfuerzos en las propuestas que tienen una mayor probabilidad de éxito.
Sin embargo, es importante notar que, aunque la Conferencia de Oferentes puede ser extremadamente útil, también requiere una planificación cuidadosa. La organización debe estar preparada para responder a una amplia gama de preguntas y debe tener un proceso claro y equitativo para manejar las consultas y respuestas.
En resumen, la Conferencia de Oferentes es una parte crucial del proceso de adquisición que beneficia tanto a la organización que solicita las propuestas como a los proveedores potenciales. Facilita el entendimiento, fomenta la transparencia y la equidad, y ayuda a asegurar que se reciban las mejores propuestas posibles.
La Conferencia de Oferentes es una tarea organizada y ejecutada por el gerente de proyecto o el equipo de adquisiciones de la organización. Este proceso implica invitar a todos los posibles proveedores a una reunión para discutir los detalles de la licitación o propuesta. Proporciona a los proveedores una oportunidad para hacer preguntas y obtener clarificaciones, contribuyendo a un entendimiento más profundo de lo que se espera. Esta conferencia se realiza antes de la preparación de la licitación o propuesta para asegurar que todos los aspectos sean comprendidos claramente por todos los interesados. La realización de una Conferencia de Oferentes requiere un lugar de reunión adecuado, que puede ser físico o virtual, así como material detallado de la licitación o propuesta para su discusión.
Algunos ejemplos son los siguientes:
- Antes de lanzar una licitación para un nuevo software de gestión de proyectos, un equipo de proyecto organiza una Conferencia de Oferentes para discutir los detalles técnicos y funcionales requeridos.
- Un ayuntamiento organiza una Conferencia de Oferentes antes de emitir una propuesta para la construcción de un nuevo parque en la ciudad, proporcionando a los posibles proveedores detalles sobre el diseño, la infraestructura y las normativas.
- Una empresa de manufactura lleva a cabo una Conferencia de Oferentes para discutir las especificaciones de un nuevo equipo que planea adquirir, dando a los proveedores la oportunidad de entender mejor los requerimientos y preparar ofertas competitivas.
- Antes de la implementación de un nuevo sistema de seguridad, una organización lleva a cabo una Conferencia de Oferentes para explicar las necesidades de seguridad y escuchar las soluciones potenciales de diferentes proveedores.
- Una organización sin fines de lucro organiza una Conferencia de Oferentes antes de lanzar una propuesta para la organización de un evento de recaudación de fondos, para asegurar que todos los proveedores potenciales entiendan las expectativas y los requerimientos.