El término “Base de las Estimaciones”, como se define en el Project Management Body of Knowledge (PMBOK 6), se refiere a la documentación de apoyo que describe en detalle los elementos utilizados para crear estimaciones de un proyecto. Estos elementos incluyen supuestos, restricciones, nivel de detalle, rangos y niveles de confianza.
Las suposiciones, en este contexto, son factores que se dan por sentado pero que pueden afectar significativamente la exactitud de las estimaciones. Por ejemplo, un proyecto puede asumir que ciertos recursos estarán disponibles en momentos específicos, lo que influirá en la estimación de cuánto tiempo llevará completar el proyecto. Las restricciones son limitaciones externas que pueden afectar las estimaciones, como plazos fijos, presupuestos fijos o la disponibilidad de personal especializado.
El nivel de detalle se refiere a la granularidad de la información utilizada para realizar las estimaciones. Por ejemplo, las estimaciones a nivel de tareas pueden requerir un nivel de detalle más alto que las estimaciones a nivel de proyecto. El nivel de detalle necesario puede variar dependiendo de las necesidades de la gerencia de proyectos y los requerimientos del cliente o patrocinador del proyecto.
Los rangos y niveles de confianza se utilizan para expresar la incertidumbre en las estimaciones. Por ejemplo, una estimación de costo puede darse como un rango (por ejemplo, $100,000 a $150,000) con un nivel de confianza asociado (por ejemplo, 90%). Esto significa que hay un 90% de confianza de que el costo real estará dentro de ese rango. Los niveles de confianza y rangos pueden basarse en análisis estadísticos o en la experiencia previa del equipo de proyecto.
La documentación de la Base de las Estimaciones proporciona transparencia y rastreabilidad para las estimaciones de proyectos. Es un recurso importante para la toma de decisiones durante la vida del proyecto y para la revisión y mejora del proceso de estimación en futuros proyectos. También puede ser un requisito para las auditorías de proyectos y para la validación de las estimaciones por parte de los patrocinadores y stakeholders.
Por lo tanto, la Base de las Estimaciones es una parte crucial de la gestión de proyectos, que ayuda a establecer expectativas claras, proporciona una base para el seguimiento y control de los proyectos, y facilita una comunicación efectiva con todas las partes interesadas. Su correcta documentación y uso son fundamentales para el éxito del proyecto.
La Base de las Estimaciones es un recurso que se desarrolla y mantiene por el gerente del proyecto y su equipo, creada utilizando diversas técnicas de estimación. Para su elaboración se consideran varios factores, incluyendo los supuestos del proyecto, las restricciones, los datos históricos y las opiniones de expertos.
Esta base se desarrolla durante la fase de planificación del proyecto y se va actualizando a medida que el proyecto avanza y se dispone de más información. Para su creación y mantenimiento, se utilizan herramientas de software de gestión de proyectos, hojas de cálculo y documentos que detallan la metodología de estimación, los supuestos, las restricciones y los datos de respaldo.
Algunos ejemplos son los siguientes:
- Para un proyecto de construcción, la Base de las Estimaciones puede incluir detalles sobre los costos de los materiales, la mano de obra y el equipo.
- En un proyecto de software, la Base de las Estimaciones puede contener supuestos sobre la velocidad de codificación y pruebas de los desarrolladores.
- En un proyecto de investigación, la Base de las Estimaciones puede contener supuestos sobre el tiempo necesario para recopilar y analizar los datos.
- En un proyecto de marketing, la Base de las Estimaciones podría contener supuestos sobre la respuesta del público a diferentes tácticas de marketing.
- En un proyecto de implementación de ERP, la Base de las Estimaciones puede detallar los supuestos sobre el tiempo necesario para la formación de los usuarios y la migración de datos.