Definir el Portafolio es un proceso crucial en la gestión de portafolios que implica la creación y actualización constante de una lista de componentes calificados. Este proceso no solo se enfoca en identificar los componentes individuales que podrían formar parte del portafolio, sino también en organizarlos de manera estratégica en grupos empresariales específicos. Este ordenamiento permite aplicar un conjunto común de filtros y criterios de decisión, asegurando una evaluación coherente y justa de cada componente.
La importancia de definir correctamente el portafolio radica en su capacidad para guiar la toma de decisiones estratégicas dentro de la organización. Al tener una lista bien estructurada y actualizada de componentes, los líderes y gestores pueden evaluar, seleccionar, priorizar y equilibrar los proyectos y programas de manera más efectiva, asegurando que los recursos se asignen de la mejor manera posible y que los esfuerzos estén alineados con los objetivos estratégicos de la empresa.
El proceso de definir el portafolio es iterativo y requiere una revisión y actualización constantes. El entorno empresarial está en constante cambio, y los componentes que en un momento eran relevantes y valiosos para la organización pueden dejar de serlo. Por ello, es vital mantener una evaluación continua de los componentes del portafolio, asegurando que se adapten a las nuevas circunstancias y desafíos que enfrenta la empresa.
La organización de los componentes en grupos empresariales relevantes es un paso clave en este proceso. Esto no solo facilita la aplicación de criterios de decisión uniformes, sino que también permite una visión más clara y estructurada del portafolio. Los grupos empresariales pueden estar definidos por diversos criterios, como el tipo de proyecto, el área de negocio que impactan, o el tipo de recursos que requieren, entre otros.
Una vez organizados los componentes, se aplican filtros y criterios de decisión para evaluar cada uno de ellos. Esto incluye la evaluación de su alineación con la estrategia de la empresa, su rentabilidad, el riesgo que implican, y su impacto en los recursos disponibles, entre otros factores. Este análisis detallado es esencial para tomar decisiones informadas sobre qué componentes deben ser priorizados, cuáles requieren más recursos y cuáles podrían ser descartados o postergados.
En resumen, Definir el Portafolio es un proceso complejo pero esencial que juega un papel crucial en la gestión efectiva de los portafolios de proyectos y programas. Requiere una evaluación constante, un análisis cuidadoso y una organización estratégica de los componentes, asegurando que el portafolio esté siempre alineado con los objetivos estratégicos de la organización y optimizado para lograr el máximo impacto y valor.
El equipo de gestión de portafolios es responsable de llevar a cabo el proceso de Definir el Portafolio, trabajando de la mano con otros departamentos y stakeholders para asegurarse de que todos los componentes están actualizados y organizados correctamente. Este proceso se realiza mediante la utilización de herramientas de gestión de proyectos y software especializado, y debe llevarse a cabo de manera regular, siendo ideal hacerlo al menos una vez al año o cada vez que se introduzcan cambios significativos en la estrategia de la empresa o en el entorno del mercado.
Algunos ejemplos son los siguientes:
- Un equipo de gestión de portafolios puede definir su portafolio organizando los proyectos según el área de negocio que impactan, por ejemplo, Marketing, Ventas, Operaciones, etc.
- Otro ejemplo podría ser la agrupación de proyectos y programas basándose en el tipo de tecnología que utilizan, permitiendo una evaluación más fácil de las necesidades de recursos y habilidades.
- La organización de componentes por el nivel de riesgo que implican también es una opción, separando aquellos proyectos de alto riesgo de los de riesgo bajo o moderado.
- Definir el portafolio también puede implicar la creación de grupos basados en la duración de los proyectos, diferenciando entre proyectos a corto, mediano y largo plazo.
- Finalmente, una empresa podría decidir organizar su portafolio en función de los objetivos estratégicos que cada proyecto o programa apoya, asegurándose de que todos los esfuerzos estén alineados con la visión y misión de la organización.