Los procesos de definición constituyen un conjunto esencial de pasos en la gestión de portafolios, dirigidos a establecer una base sólida para el trabajo futuro en la gestión del portafolio. Estos procesos incluyen el desarrollo del plan estratégico del portafolio, la creación de la carta constitutiva del portafolio y la elaboración del plan de gestión del portafolio. Además, también se encargan de definir claramente el portafolio y de trazar la hoja de ruta del portafolio, que orientará las actividades futuras y asegurará que todos los proyectos y programas estén alineados con los objetivos estratégicos de la organización.
El plan estratégico del portafolio es el primer paso en este conjunto de procesos y establece la dirección a largo plazo para el portafolio, identificando las metas y objetivos estratégicos que se quieren alcanzar. Este plan sirve como una guía para la toma de decisiones y ayuda a asegurar que todos los proyectos y programas seleccionados estén alineados con la estrategia global de la organización.
La carta constitutiva del portafolio es otro componente crucial en los procesos de definición. Este documento formaliza la existencia del portafolio y proporciona una descripción clara de su propósito, alcance y objetivos. Además, establece las responsabilidades y roles de los miembros del equipo del portafolio, asegurando que todos comprendan su papel en el proceso de gestión del portafolio.
El plan de gestión del portafolio es el siguiente paso en este conjunto de procesos y proporciona un marco para la gestión continua del portafolio. Este plan incluye detalles sobre cómo se supervisarán y controlarán los proyectos y programas del portafolio, cómo se gestionarán los recursos y cómo se medirá el rendimiento del portafolio.
Definir el portafolio y trazar la hoja de ruta del portafolio son los últimos pasos en los procesos de definición. Definir el portafolio implica identificar los proyectos y programas específicos que formarán parte del portafolio, mientras que trazar la hoja de ruta del portafolio implica establecer una cronología para la implementación de estos proyectos y programas, asegurando que se realicen en el orden correcto y en el momento adecuado.
En resumen, los procesos de definición son un conjunto crucial de pasos en la gestión de portafolios que establecen una base sólida para el éxito futuro. Estos procesos ayudan a asegurar que todos los proyectos y programas estén alineados con los objetivos estratégicos de la organización y proporcionan un marco claro para la gestión continua del portafolio.
Los procesos de definición son realizados por el equipo de gestión de portafolios, que puede incluir gestores de portafolio, líderes de proyecto, y otros stakeholders clave. Estos procesos se llevan a cabo mediante una serie de pasos estructurados, que incluyen la planificación estratégica, la creación de documentos clave, y la definición clara del portafolio y su hoja de ruta. Generalmente, estos procesos se realizan al inicio del ciclo de vida del portafolio, para establecer una base sólida para la gestión futura. Para llevar a cabo estos procesos, el equipo de gestión de portafolios utiliza herramientas como software de gestión de proyectos, plantillas de documentos y técnicas de planificación estratégica.
Algunos ejemplos son los siguientes:
- Una empresa de software establece un equipo de gestión de portafolios para desarrollar su plan estratégico, definir su portafolio de productos y trazar la hoja de ruta para los próximos tres años.
- Un hospital inicia los procesos de definición para identificar los proyectos clave que apoyarán su misión de mejorar la atención al paciente, creando una carta constitutiva y un plan de gestión para guiar sus esfuerzos.
- Una universidad utiliza los procesos de definición para establecer un portafolio de iniciativas de investigación, definiendo los proyectos específicos y trazando una hoja de ruta para su implementación.
- Una organización sin fines de lucro inicia los procesos de definición para alinear sus proyectos y programas con su misión de promover la sostenibilidad ambiental, creando un plan estratégico y una hoja de ruta para guiar su trabajo.
- Un municipio implementa los procesos de definición para identificar y priorizar los proyectos de infraestructura que mejorarán la calidad de vida de sus ciudadanos, desarrollando un plan de gestión del portafolio y una hoja de ruta para su implementación.