El proceso de “Desarrollar la Carta Constitutiva del Portafolio” es un paso crítico en la gestión de portafolios, estableciendo la base y proporcionando la autorización necesaria para avanzar con las demás actividades de gestión del portafolio. Esta carta es un documento oficial que legitima al gerente del portafolio y le otorga la autoridad necesaria para llevar a cabo los procesos de gestión requeridos para respaldar el portafolio.
Desarrollar la Carta Constitutiva del Portafolio implica la definición clara de los objetivos del portafolio, su alineación con los objetivos estratégicos de la organización, y la especificación de los roles y responsabilidades de los involucrados. Este documento debe ser lo suficientemente claro y detallado para proporcionar una guía sólida para la gestión del portafolio, asegurando que todas las partes interesadas entiendan su propósito y su importancia para el éxito del portafolio.
La carta también debe incluir detalles sobre los recursos asignados al portafolio, incluyendo el presupuesto, el personal y cualquier otra cosa necesaria para su gestión exitosa. Al proporcionar una descripción clara de los recursos disponibles, se establecen las expectativas y se asegura que el gerente del portafolio tiene todo lo necesario para llevar a cabo su trabajo de manera efectiva.
Además de definir los objetivos y los recursos, la Carta Constitutiva del Portafolio también debe establecer los criterios de éxito y los indicadores clave de rendimiento (KPIs) que se utilizarán para evaluar el desempeño del portafolio. Esto proporciona una base para la medición objetiva del éxito y ayuda a asegurar que el portafolio está contribuyendo al logro de los objetivos estratégicos de la organización.
Otro componente crítico de la Carta Constitutiva del Portafolio es la identificación de los riesgos potenciales y la definición de las estrategias de mitigación. Al anticipar los posibles desafíos y establecer planes para abordarlos, la organización se coloca en una posición más fuerte para navegar por el entorno incierto y cambiar rápidamente cuando sea necesario.
En resumen, desarrollar la Carta Constitutiva del Portafolio es un proceso vital que establece la base para la gestión efectiva del portafolio. Proporciona la autorización y la dirección necesarias para el gerente del portafolio, define los objetivos y los recursos, establece los criterios de éxito y anticipa los riesgos potenciales, asegurando que el portafolio esté alineado con los objetivos estratégicos de la organización y esté posicionado para el éxito.
El proceso de desarrollar la Carta Constitutiva del Portafolio es realizado por el equipo de gestión de portafolios, con la participación activa de los patrocinadores, stakeholders y, en ocasiones, otros gerentes de proyecto o programa. Este proceso se lleva a cabo al inicio del ciclo de vida del portafolio, antes de la implementación de los demás procesos de gestión del portafolio. Se utiliza una variedad de herramientas y técnicas, incluyendo sesiones de trabajo en equipo, análisis de documentos estratégicos y software de gestión de proyectos, para desarrollar este documento crucial.
Algunos ejemplos son los siguientes:
- Creación de una Carta Constitutiva para un portafolio de proyectos de tecnología que detalle los recursos tecnológicos necesarios, los objetivos específicos de innovación y las expectativas de rendimiento.
- Desarrollo de una Carta para un portafolio enfocado en la expansión del mercado, que incluya estrategias de entrada a nuevos mercados, presupuesto asignado y KPIs para medir el éxito.
- Establecimiento de una Carta Constitutiva para un portafolio de proyectos de infraestructura, definiendo los recursos materiales y humanos requeridos, así como los plazos y los criterios de éxito.
- Creación de una Carta para un portafolio de proyectos de responsabilidad social empresarial, especificando los objetivos de impacto social, los recursos asignados y las métricas de evaluación.
- Desarrollo de una Carta Constitutiva para un portafolio de proyectos de desarrollo de productos, que detalle los objetivos de innovación de productos, los recursos necesarios y los KPIs para medir el rendimiento.