Las Técnicas de Elicitación son un conjunto de métodos y prácticas utilizados en gestión de proyectos y en la planificación de portafolios para recoger y entender los requisitos de los stakeholders o partes interesadas. Estas técnicas son cruciales ya que permiten a los gerentes y equipos de proyecto comprender a fondo las necesidades, expectativas y restricciones de los stakeholders, facilitando así la toma de decisiones y la alineación de los proyectos y programas con los objetivos estratégicos de la organización.
Dentro de las técnicas de elicitación, se encuentran métodos como entrevistas, encuestas, observación, análisis de documentos, entre otros. Cada técnica tiene sus propias ventajas y desventajas, y la elección de la técnica o combinación de técnicas dependerá de la naturaleza del proyecto, los stakeholders involucrados y la información que se necesite recoger. Por ejemplo, las entrevistas permiten obtener información detallada y profunda, pero pueden ser tiempo consumidoras, mientras que las encuestas permiten recoger información de un gran número de personas rápidamente, pero pueden no proporcionar tanta profundidad.
La correcta aplicación de las técnicas de elicitación requiere habilidades de comunicación, empatía y análisis por parte del equipo de proyecto. Es fundamental crear un ambiente de confianza para que los stakeholders se sientan cómodos compartiendo sus necesidades y expectativas. Además, es crucial ser capaz de analizar y sintetizar la información recogida para traducirla en requisitos claros y accionables que guíen el desarrollo del proyecto.
Estas técnicas no solo se aplican al inicio del proyecto durante la fase de planificación, sino que deben ser utilizadas a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto para asegurarse de que los requisitos se mantienen actualizados y alineados con las necesidades del negocio. Esto es especialmente importante en entornos de negocio dinámicos y cambiantes, donde los requisitos pueden evolucionar rápidamente.
En resumen, las técnicas de elicitación son herramientas esenciales en la caja de herramientas del gestor de proyectos y del equipo de planificación del portafolio. Su correcta aplicación asegura que se comprendan y documenten adecuadamente las necesidades y expectativas de los stakeholders, lo que a su vez contribuye al éxito del proyecto y a la entrega de valor al negocio.
Las técnicas de elicitación son llevadas a cabo por el gestor de proyectos, el equipo de planificación del portafolio y, en ocasiones, por analistas de negocio especializados. Se realizan a través de la aplicación de una variedad de métodos, como entrevistas, encuestas, sesiones de brainstorming y análisis de documentos. Este proceso generalmente se lleva a cabo durante la fase de iniciación y planificación del proyecto, pero puede repetirse a lo largo del ciclo de vida del proyecto según sea necesario. Para llevar a cabo estas técnicas, se pueden utilizar herramientas como cuestionarios, software de encuestas, herramientas de análisis de documentos y software de gestión de proyectos para facilitar la recopilación y análisis de la información.
Introducción Teórica:
Las técnicas de elicitación involucran una variedad de métodos para recoger información y requisitos de los stakeholders. A continuación, se presentan tres ejemplos detallados de cómo se podrían aplicar estas técnicas en situaciones específicas.
Ejemplo 1: Entrevistas
En este método, el gestor de proyectos realiza una serie de preguntas directas a los stakeholders para obtener información detallada sobre sus necesidades y expectativas. Supongamos que estamos planificando un proyecto de desarrollo de software. El gestor de proyectos podría entrevistar a los usuarios finales para entender sus necesidades funcionales y no funcionales, preguntando sobre sus tareas diarias, los desafíos que enfrentan y las características que les gustaría ver en el software.
Ejemplo 2: Encuestas
En este caso, se distribuye un cuestionario a un grupo más grande de stakeholders para obtener sus opiniones y necesidades. Por ejemplo, en un proyecto de mejora de un producto, se podría enviar una encuesta a los clientes actuales preguntando sobre su satisfacción con el producto actual y qué características les gustaría ver mejoradas o añadidas.
Ejemplo 3: Análisis de Documentos
Este método implica revisar la documentación existente para extraer requisitos y entender el contexto del proyecto. Por ejemplo, en un proyecto de construcción, el equipo podría revisar los planos arquitectónicos y los estudios de impacto ambiental para identificar restricciones y requisitos específicos del proyecto.
Interpretación General:
Estos métodos de elicitación, cuando se aplican correctamente, permiten al equipo de proyecto recoger una variedad de perspectivas y entender a fondo los requisitos del proyecto desde diferentes ángulos. Esto contribuye a una planificación más completa y precisa, asegurando que los proyectos y programas estén alineados con las necesidades del negocio y las expectativas de los stakeholders.