El proceso de Desarrollar el Plan de Comunicación del Portafolio es una tarea crucial en la gestión de portafolios, según “The Standard for PORTFOLIO MANAGEMENT 4th Edition” del PMI. Este proceso implica la creación de un plan subsidiario del plan de gestión del portafolio, específicamente enfocado en la comunicación. La comunicación efectiva es vital para asegurar que todas las partes interesadas estén al tanto de los avances, cambios y decisiones tomadas en el marco del portafolio. Además, permite una mayor transparencia y comprensión de los objetivos y estrategias del portafolio.
Durante el desarrollo del plan de comunicación, es esencial involucrar a las partes interesadas y analizar detenidamente cómo se satisfarán sus necesidades de información y comunicación. Esto requiere un conocimiento profundo de quiénes son estas partes, cuáles son sus expectativas y cómo prefieren recibir la información. Al tener claridad sobre estos aspectos, se puede diseñar un plan de comunicación que sea efectivo y que realmente atienda las necesidades de todos los involucrados.
El plan de comunicación debe incluir detalles sobre los métodos y frecuencia de comunicación, así como la naturaleza de la información que se compartirá. Debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a cambios en el entorno del portafolio o en las necesidades de las partes interesadas, pero también lo suficientemente estructurado para proporcionar una guía clara sobre cómo se manejará la comunicación a lo largo del ciclo de vida del portafolio.
Uno de los principales objetivos de desarrollar un plan de comunicación del portafolio es asegurar que la información correcta llegue a las personas correctas en el momento adecuado. Esto implica identificar los canales de comunicación más efectivos para cada grupo de interesados y asegurarse de que la información se presente de una manera que sea fácil de entender y actuar.
Además, el plan de comunicación del portafolio debe ser monitoreado y ajustado según sea necesario para asegurar su efectividad a lo largo del tiempo. Esto puede implicar solicitar retroalimentación de las partes interesadas sobre la efectividad de las comunicaciones y hacer ajustes en función de esa retroalimentación.
En resumen, desarrollar un plan de comunicación del portafolio es un paso esencial en la gestión de portafolios, y requiere una planificación cuidadosa y considerada. Al involucrar a las partes interesadas y analizar sus necesidades de comunicación, y al monitorear y ajustar el plan según sea necesario, se puede asegurar una comunicación efectiva y contribuir al éxito general del portafolio.
El proceso de desarrollar el plan de comunicación del portafolio es típicamente responsabilidad del gerente de portafolio, con la colaboración de su equipo y otros stakeholders clave. Este proceso se realiza a través de reuniones, encuestas y análisis para comprender las necesidades de comunicación de las partes interesadas y diseñar un plan que las satisfaga. Se lleva a cabo al inicio del ciclo de vida del portafolio y se revisa regularmente para asegurar su relevancia y eficacia. Para llevar a cabo este proceso, se utilizan herramientas de gestión de proyectos, software de comunicación y técnicas de análisis de stakeholders.
Proyecto de Ejemplo: Implementación de un Nuevo Sistema de Gestión de Recursos Humanos para XYZ Corp.
Este proyecto busca implementar un nuevo sistema de gestión de recursos humanos (RRHH) en XYZ Corp., una empresa de tecnología con más de 500 empleados. El objetivo es mejorar la eficiencia y la precisión en la gestión del personal, así como proporcionar mejores herramientas para la administración de talento.
Campos del Plan de Comunicación del Portafolio:
- Objetivo del Plan de Comunicación: Facilitar una comunicación efectiva entre todas las partes interesadas para asegurar la alineación y el apoyo a los objetivos del proyecto.
- Partes Interesadas y sus Necesidades de Comunicación: Lista detallada de todas las partes interesadas, incluyendo empleados, gerentes de RRHH, proveedores del sistema y la alta dirección, junto con sus expectativas y preferencias de comunicación.
- Mensajes Clave: Descripción de los mensajes principales que necesitan ser comunicados, incluyendo beneficios del nuevo sistema, cambios en los procesos de trabajo y capacitaciones necesarias.
- Canales de Comunicación: Identificación de los canales más efectivos para comunicarse con cada grupo de partes interesadas, como correos electrónicos, reuniones, boletines internos, etc.
- Frecuencia y Timing de la Comunicación: Planificación de cuándo y con qué frecuencia se comunicarán los mensajes clave a las partes interesadas.
- Responsables de la Comunicación: Asignación de responsabilidades para la creación y distribución de los mensajes a miembros específicos del equipo de proyecto.
- Mecanismos de Retroalimentación: Establecimiento de canales para que las partes interesadas proporcionen sus comentarios y sugerencias sobre la comunicación recibida.
- Plan de Monitoreo y Ajuste: Estrategia para revisar la efectividad de las comunicaciones y realizar ajustes según sea necesario.