Los Procesos de Autorización y Control son esenciales en la gestión de portafolios para asegurar que los proyectos y programas seleccionados estén alineados con los objetivos estratégicos de la organización. Estos procesos se encargan de autorizar los componentes del portafolio, evaluando si cumplen con los criterios establecidos y si están en línea con la dirección estratégica de la empresa. La autorización es un paso crucial, ya que marca el inicio oficial de un proyecto o programa y moviliza los recursos necesarios para su implementación.
Una vez que los componentes han sido autorizados, los Procesos de Autorización y Control proporcionan una supervisión continua del portafolio. Esta supervisión es vital para asegurar que los proyectos y programas estén progresando según lo planeado y para identificar cualquier desviación o riesgo que pueda surgir durante la ejecución. La supervisión continua también permite hacer ajustes en tiempo real, garantizando que los objetivos del portafolio se cumplan de manera efectiva.
Los Procesos de Autorización y Control implican una serie de actividades, incluyendo la revisión regular de los informes de estado, la evaluación del rendimiento del portafolio, y la toma de decisiones basada en la información recopilada. Estas actividades aseguran que los recursos se estén utilizando de manera óptima y que los proyectos y programas estén entregando el valor esperado.
El éxito de los Procesos de Autorización y Control depende en gran medida de la calidad de la información disponible y de la capacidad del equipo de gestión del portafolio para analizar y actuar sobre esa información. Por lo tanto, es fundamental contar con sistemas y herramientas adecuadas para recopilar, analizar y presentar los datos de manera clara y accesible.
En resumen, los Procesos de Autorización y Control son fundamentales en la gestión de portafolios, ya que aseguran que solo los proyectos y programas que están alineados con los objetivos estratégicos sean autorizados y proporcionan la supervisión necesaria para asegurar su éxito continuo. Estos procesos requieren una combinación de habilidades analíticas, toma de decisiones efectiva y acceso a información de calidad para ser ejecutados con éxito.
Los Procesos de Autorización y Control son responsabilidad del equipo de gestión de portafolios o de un comité de gobernabilidad específico designado para tal fin. Estos procesos se llevan a cabo mediante la evaluación rigurosa de los proyectos y programas en base a criterios preestablecidos, asegurando su alineación con los objetivos estratégicos. La autorización se realiza antes del inicio de los proyectos, mientras que el control y la supervisión son procesos continuos que ocurren a lo largo de la vida del portafolio. Para ejecutar estos procesos, se utilizan herramientas de gestión de portafolios, software de análisis y seguimiento, y sistemas de informes para recopilar y analizar la información necesaria.
Algunos ejemplos son los siguientes:
- Autorización de un nuevo proyecto de desarrollo de software después de evaluar su alineación con las metas estratégicas de innovación tecnológica de la empresa.
- Supervisión continua de un programa de expansión del mercado, utilizando herramientas de seguimiento para asegurar que se cumplan los plazos y se alcancen los objetivos.
- Evaluación y autorización de un proyecto de reestructuración organizacional, asegurando que esté alineado con las metas estratégicas de eficiencia operativa.
- Implementación de procesos de control para monitorear el rendimiento de un portafolio de proyectos de infraestructura, identificando áreas de mejora y ajustando recursos según sea necesario.
- Uso de herramientas de análisis para evaluar la viabilidad y el alineamiento estratégico de una iniciativa de responsabilidad social antes de su autorización y puesta en marcha.