El ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA) es un enfoque sistemático para la mejora continua, centrado en la eficiencia y la eficacia de los procesos. Originado en Japón y popularizado por el estadístico W. Edwards Deming, este método es esencialmente un proceso iterativo que se utiliza para lograr y mantener altos niveles de rendimiento y calidad en las organizaciones.
La etapa de Planificar implica definir los objetivos y procesos necesarios para obtener los resultados deseados. Aquí, se identifican las áreas problemáticas y se desarrollan planes de acción basados en datos y análisis. El establecimiento de metas claras y la determinación de las métricas de éxito son cruciales en esta etapa.
En la fase de Hacer, se implementan los planes desarrollados en la fase anterior. Se pone en práctica la estrategia definida y se monitorean de cerca los resultados para garantizar que estén alineados con los objetivos establecidos.
La fase de Verificar implica la medición y análisis de los resultados obtenidos en la fase de Hacer. Se comparan los resultados reales con los objetivos definidos en la etapa de Planificar. Esta etapa es crítica para entender las discrepancias y las áreas de mejora.
En la etapa de Actuar, se implementan las correcciones y mejoras identificadas en la fase de Verificar. Si se identifican desviaciones o áreas problemáticas, se toman medidas correctivas para alinear el proceso con los objetivos. Luego, el ciclo comienza nuevamente con la fase de Planificar.
La belleza del ciclo PHVA radica en su simplicidad y eficacia. Aunque es una estructura simple, su implementación sistemática puede llevar a mejoras significativas y sostenibles en cualquier organización.
El método PHVA es llevado a cabo por equipos de mejora, líderes de procesos y gerentes en las organizaciones. Se realiza planificando primero las acciones a tomar, implementando esas acciones, midiendo y analizando los resultados, y luego tomando las acciones correctivas adecuadas. Este método se lleva a cabo de forma cíclica y continua para garantizar la mejora constante. Se utiliza con herramientas analíticas, métodos estadísticos y técnicas de gestión de la calidad para facilitar su implementación y análisis.
Algunos ejemplos son los siguientes:
- Planificación de un Proyecto de Software: En la etapa de planificación, un equipo podría decidir implementar una nueva funcionalidad en su software. Establecerían objetivos claros, como “aumentar la eficiencia del usuario en un 20%” y definirían métricas de éxito.
Fórmula de eficiencia:
\[ \text{Eficiencia} = \frac{\text{Salidas útiles}}{\text{Recursos utilizados}} \]
2.Hacer y Verificar en la Producción: Una fábrica decide implementar un nuevo proceso de ensamblaje para mejorar la producción. Después de implementar, miden la producción diaria para verificar si hay un aumento.
Fórmula de producción:
\[ \text{Producción Total} = \text{Número de unidades por hora} \times \text{Horas trabajadas} \]
- Actuar en Servicio al Cliente: Un departamento de servicio al cliente identifica un aumento en las quejas relacionadas con la entrega tardía. Deciden implementar una nueva estrategia de seguimiento y, tras verificar su efectividad, encuentran que las quejas han disminuido y toman medidas adicionales para mejorar aún más.
Fórmula de satisfacción del cliente:
\[ \text{Satisfacción} = \frac{\text{Número de clientes satisfechos}}{\text{Total de clientes encuestados}} \times 100 \]
Las fórmulas proporcionadas ofrecen una manera cuantitativa de medir la eficiencia, la producción y la satisfacción del cliente. Al aplicar el ciclo PHVA, las organizaciones pueden identificar áreas de mejora, implementar cambios y medir su éxito, haciendo los ajustes necesarios para lograr la excelencia operativa.