En el mundo de la gestión de proyectos, especialmente en los enfoques ágiles, la “Elaboración Progresiva” es un concepto crucial que permite a los equipos adaptarse a las cambiantes condiciones y requisitos del proyecto. La naturaleza de muchos proyectos es tal que no siempre se pueden definir todos los detalles desde el principio. A medida que el proyecto avanza, se obtiene más información, lo que permite refinar y detallar más el plan de proyecto.
El proceso de Elaboración Progresiva se basa en la idea de que el nivel de detalle de un plan de proyecto debe incrementarse gradualmente. Al inicio de un proyecto, cuando hay muchas incertidumbres, el plan podría ser de alto nivel, con grandes bloques de trabajo y estimaciones aproximadas. A medida que el equipo avanza y recopila más datos, estos bloques se descomponen en tareas más pequeñas y las estimaciones se vuelven más precisas.
Este enfoque tiene varias ventajas. Primero, permite a los equipos ser más flexibles y adaptarse a los cambios, algo que es especialmente valioso en proyectos ágiles donde el cambio es una constante. Segundo, al no tener que detallar completamente el proyecto desde el principio, se ahorra tiempo y esfuerzo, evitando retrabajo en caso de cambios.
Además, la Elaboración Progresiva ayuda a gestionar los riesgos de manera más efectiva. Al refinar el plan con información más precisa, los equipos pueden identificar y abordar los riesgos de manera proactiva. También facilita la comunicación con los stakeholders, ya que permite establecer expectativas más realistas sobre lo que se puede lograr y cuándo.
Es importante notar que la Elaboración Progresiva no significa falta de planificación o dejar las cosas al azar. Se trata de un proceso deliberado y controlado, donde el nivel de detalle se incrementa conscientemente a medida que se cuenta con más información.
El equipo de gestión del proyecto es quien lleva a cabo la Elaboración Progresiva, implementándola a través de revisiones y actualizaciones iterativas del plan de proyecto. Este proceso se realiza a medida que el proyecto avanza y se obtiene más información, especialmente durante las fases de planificación y ejecución del proyecto. Para realizar la Elaboración Progresiva, los equipos utilizan herramientas de gestión de proyectos, técnicas de descomposición y métodos de estimación.
La Elaboración Progresiva puede verse en términos de descomposición de tareas y refinamiento de estimaciones. A medida que se descompone una tarea en sub-tareas más pequeñas, es posible hacer estimaciones más precisas en términos de tiempo, recursos y costos.
Ejemplo 1: Al inicio de un proyecto de software, se tiene una tarea llamada “Desarrollar Frontend”. En una fase temprana, se estima que esta tarea llevará 3 meses. A medida que el proyecto avanza, se descompone esta tarea en sub-tareas: “Diseño de UI”, “Desarrollo de Componentes”, “Integración con Backend”. Con esta descomposición, se descubre que “Diseño de UI” tomará 4 semanas, “Desarrollo de Componentes” 6 semanas, y “Integración con Backend” 2 semanas, sumando un total de 3 meses.
Ejemplo 2: En un proyecto de construcción, una tarea inicial es “Construir estructura del edificio”, estimada en 5 meses. A medida que se avanza, se descompone en “Cimentación”, “Columnas”, “Vigas” y “Losas”. Al detallar, se estima que “Cimentación” toma 1 mes, “Columnas” 1.5 meses, “Vigas” 1 mes y “Losas” 1.5 meses.
Ejemplo 3: En un proyecto de marketing, se tiene “Lanzar campaña publicitaria” con una duración estimada de 2 meses. Al obtener más detalles, se descompone en “Diseño de creativos”, “Selección de medios”, “Planificación de lanzamiento” y “Monitoreo y ajustes”. Al detallar, se encuentra que cada sub-tarea tiene diferentes tiempos y recursos asociados.
En los ejemplos anteriores, vemos cómo la descomposición de tareas en sub-tareas más específicas permite obtener estimaciones más precisas. Además, al entender mejor cada componente del proyecto, los equipos pueden asignar recursos de manera más eficiente, gestionar riesgos y establecer expectativas más realistas.