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La “Planificación Gradual” es una técnica que nace de la necesidad de equilibrar la flexibilidad con la estructura en proyectos ágiles. En la gestión tradicional de proyectos, la planificación se realiza de manera detallada desde el inicio. Sin embargo, en un entorno ágil, donde el cambio es constante y se espera, esta forma de planificación puede resultar ineficiente. Aquí es donde la Planificación Gradual entra en juego.

En esencia, esta técnica implica planificar en detalle solo las tareas que están inmediatamente por delante, es decir, en el corto plazo. Esto permite que el equipo se centre en lo que es inmediato y tangible. Además, dado que estas tareas están próximas, es probable que se conozca más información sobre ellas, lo que permite una planificación más precisa.

Por otro lado, las tareas o metas a largo plazo se planifican a un nivel superior o más general. Esto se hace porque prever en detalle el futuro en un entorno que cambia constantemente puede resultar en una pérdida de tiempo. En lugar de centrarse en la especificidad, el equipo puede establecer una dirección general o un objetivo amplio, sabiendo que los detalles se resolverán a medida que se acerque el momento.

Un beneficio clave de la Planificación Gradual es su adaptabilidad. Al no quedar atrapados en un plan detallado a largo plazo, los equipos pueden adaptarse a cambios en el entorno, en las necesidades del cliente o en las prioridades del negocio. Esta flexibilidad es fundamental en el mundo ágil.

Otra ventaja es la eficiencia. En lugar de gastar tiempo y recursos en la planificación de detalles que podrían cambiar, los equipos pueden centrarse en lo que es más inmediato y claro. Esto asegura que el esfuerzo de planificación se alinee con la realidad actual del proyecto.

Por último, aunque la Planificación Gradual puede parecer menos estructurada que otros métodos, proporciona un marco que guía al equipo. Establece una dirección general, mientras deja espacio para la adaptabilidad, equilibrando así la visión a largo plazo con las necesidades inmediatas.

La Planificación Gradual es llevada a cabo por el equipo de proyecto ágil, en colaboración con el Propietario del Producto y las partes interesadas. Esta planificación se realiza a través de reuniones regulares, como las sesiones de planificación de sprint, donde se determina el trabajo detallado a corto plazo. El trabajo a largo plazo se discute en reuniones de revisión y planificación de liberaciones. Se utiliza herramientas como pizarras físicas, post-its o herramientas digitales como JIRA o Trello para visualizar y gestionar esta planificación.

Para entender la Planificación Gradual desde un punto de vista analítico, consideremos una simple representación visual. Imagina una pirámide: en la base, tendrías tareas a largo plazo representadas de manera amplia, y a medida que asciendes, las tareas se vuelven más específicas y detalladas.

Ejemplo 1:

Supongamos que estás planificando el desarrollo de una aplicación móvil. A largo plazo, puedes tener un objetivo general como “Desarrollar una aplicación móvil para gestión de tareas”. Sin embargo, en el corto plazo, para el próximo sprint, planificas detalles como “Diseñar la interfaz de usuario para la pantalla principal” o “Implementar la función de añadir tareas”.

Ejemplo 2:

Considera que estás organizando un evento. A largo plazo, tienes el objetivo de “Organizar una conferencia sobre gestión ágil con 500 asistentes”. A corto plazo, para la próxima semana, decides “Contactar 5 posibles patrocinadores” y “Reservar el recinto para el evento”.

Ejemplo 3:

Estás en un proyecto de construcción. A largo plazo, tu meta es “Construir un edificio residencial de 10 pisos”. Pero para el próximo mes, te concentras en “Finalizar los cimientos” y “Adquirir los materiales para las primeras 3 plantas”.

Los ejemplos muestran cómo la Planificación Gradual permite a los equipos tener una visión general o

un objetivo a largo plazo, mientras se centran en las tareas específicas a corto plazo. Es una técnica que combina visión y acción, asegurando que los esfuerzos estén alineados con los objetivos generales.

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