El ciclo PHVA, también conocido como el ciclo Deming en honor a su creador, el Dr. W. Edwards Deming, es una metodología iterativa utilizada para la mejora continua en la gestión de proyectos y procesos. Este enfoque sistemático se basa en cuatro etapas consecutivas: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar.

La etapa de “Planificar” se refiere a la definición de objetivos y procesos necesarios para lograr los resultados esperados. Aquí se establecen metas claras, se identifican las métricas clave y se delinean las acciones requeridas. También es el momento de anticipar posibles obstáculos y planificar cómo superarlos.

La fase de “Hacer” implica la implementación del plan. Se ejecutan las acciones delineadas en la etapa anterior y se recolectan datos para su posterior análisis. Es crucial seguir el plan de manera fiel para asegurar la validez de los datos recopilados.

La etapa “Verificar” se centra en el análisis de los datos recolectados para evaluar y comparar los resultados obtenidos con los objetivos planteados. Se identifican desviaciones, se analizan las causas y se determina la eficacia del plan implementado.

Por último, “Actuar” se refiere a la toma de decisiones basada en los análisis de la etapa anterior. Si se han alcanzado los objetivos, el proceso puede estandarizarse. Si no se han logrado, es necesario identificar las causas raíz y volver a planificar para abordar esas áreas problemáticas.

El ciclo PHVA es un enfoque dinámico que promueve la mejora continua. No es un proceso lineal, sino un ciclo que se repite constantemente, permitiendo a las organizaciones adaptarse y mejorar de forma constante en respuesta a los cambios y desafíos emergentes.

El ciclo PHVA puede ser llevado a cabo por cualquier equipo o individuo que busque mejorar un proceso o proyecto. Se realiza mediante la definición de objetivos (Planificar), la implementación de acciones (Hacer), la evaluación de resultados (Verificar) y la adaptación basada en el aprendizaje (Actuar). Este proceso se suele realizar con la ayuda de herramientas analíticas y de gestión, como gráficos de control, hojas de verificación o diagramas de Ishikawa, entre otros.

Para ilustrar el ciclo PHVA, consideremos un escenario en el que una empresa busca mejorar la eficiencia de su proceso de producción. Supongamos que la métrica clave es la cantidad de productos defectuosos por lote.

Ejemplo 1 – Planificar:

Objetivo: Reducir la cantidad de productos defectuosos por lote en un 20% en tres meses.

Acciones: Capacitar al personal en nuevas técnicas, implementar controles de calidad más estrictos.

Ejemplo 2 – Hacer:

Se lleva a cabo la capacitación del personal y se implementan los nuevos controles de calidad. Durante un mes, se registran los productos defectuosos de cada lote producido.

Ejemplo 3 – Verificar:

Tras un mes, se analizan los datos. Si antes se registraban 10 productos defectuosos por lote, ahora se registran 8. Esto representa una mejora del 20%.

Los datos indican que las acciones implementadas han logrado el objetivo de reducir la cantidad de productos defectuosos por lote en un 20%. A continuación, en la etapa “Actuar”, se puede optar por estandarizar el nuevo proceso o buscar otras áreas de mejora.