Las fichas en el contexto de la gestión ágil de proyectos y, específicamente en Scrum, son herramientas esenciales que facilitan una gestión más fluida y transparente. Estas fichas, también conocidas en algunos contextos como “tarjetas”, son utilizadas principalmente para representar y rastrear historias de usuario a lo largo de un proyecto. Una historia de usuario, para quien no esté familiarizado, es una descripción breve y concisa de una función o característica deseada por el usuario final.

En esencia, cada ficha es como una mini hoja de ruta para una tarea específica que el equipo necesita abordar. Cada ficha contiene información vital sobre la historia de usuario que representa, tales como su descripción, prioridad, y criterios de aceptación. Además, es común que estas fichas también presenten información adicional, como las personas asignadas a la tarea, las dependencias relacionadas y las estimaciones de esfuerzo.

La utilización de estas fichas es una manifestación práctica de uno de los pilares del Scrum: la transparencia. Al tener toda la información relevante sobre las historias de usuario en estas fichas y asegurarse de que estén accesibles para todos los miembros del equipo, se promueve un ambiente de trabajo abierto donde todos están al tanto del progreso y los posibles obstáculos. Esto, a su vez, facilita una colaboración más efectiva y la toma de decisiones informadas.

Además, las fichas ofrecen una ventaja significativa al ayudar en la identificación temprana de problemas. Gracias a la visibilidad que proporcionan, es más sencillo detectar cualquier desviación del plan original o cualquier obstáculo que pueda afectar la entrega del proyecto en el tiempo estipulado. Por lo tanto, son una herramienta invaluable en la prevención y resolución de problemas.

Finalmente, es esencial comprender que, aunque las fichas son herramientas sencillas, su eficacia reside en la disciplina y la coherencia con la que se usan. Deben actualizarse regularmente y consultarse a lo largo de todas las fases del proyecto para asegurar que reflejen la realidad del trabajo en curso y para facilitar una adaptación ágil a los cambios.

El proceso de creación y actualización de las fichas es llevado a cabo por el Product Owner, en colaboración con el equipo de desarrollo y el Scrum Master. Estas fichas se crean y actualizan constantemente a lo largo de todo el proyecto, particularmente durante las reuniones de planificación del sprint y las revisiones del backlog. Se utilizan herramientas de gestión de proyectos, como tableros Scrum físicos o herramientas digitales basadas en el SBOK, para registrar y rastrear estas fichas.

Proyecto: Rediseño del sitio web de la librería “Lecturas Modernas”.

– Descripción de la Historia de Usuario: Como cliente de la librería, quiero poder buscar libros por género para encontrar rápidamente lo que deseo leer.

– Prioridad: Alta.

– Criterios de Aceptación: El sitio debe permitir filtrar libros por género; la búsqueda debe mostrar resultados en menos de 2 segundos; los géneros más populares deben estar destacados en la página principal.

– Persona Asignada: María López.

– Dependencias: Base de datos actualizada de libros.

– Estimación de Esfuerzo: 3 días.