La Matriz de probabilidad e impacto es una herramienta esencial en la gestión de proyectos, específicamente en la evaluación y priorización de riesgos. Esta matriz tiene sus raíces en la filosofía fundamental de que no todos los riesgos son iguales, y es fundamental determinar cuáles tienen la mayor probabilidad de ocurrir y cuáles pueden tener el mayor impacto en los objetivos del proyecto si ocurren.

Esta herramienta visual, por lo general, se representa como una cuadrícula que categoriza los riesgos en función de su probabilidad de ocurrencia e impacto potencial. Estas dos dimensiones, probabilidad e impacto, se califican de manera independiente. Por lo general, se utilizan clasificaciones numéricas, aunque algunos equipos pueden optar por etiquetas descriptivas como “bajo”, “medio” y “alto”.

La belleza de esta herramienta es su simplicidad. Una vez que se ha asignado una clasificación numérica tanto a la probabilidad como al impacto de un riesgo específico, los dos valores se multiplican entre sí para obtener una puntuación de gravedad del riesgo. Esta puntuación se puede utilizar no solo para visualizar el riesgo en la matriz, sino también para ordenar y priorizar los riesgos.

Priorizar riesgos es fundamental en la gestión de proyectos. Al identificar y priorizar los riesgos más significativos, los equipos pueden asignar recursos adecuados para mitigarlos. No todas las amenazas pueden, o deben, recibir la misma cantidad de atención y recursos.

Es importante destacar que la Matriz de probabilidad e impacto no es estática. A medida que el proyecto avanza y cambian las circunstancias, es probable que los riesgos se muevan dentro de la matriz. Regularmente revisar y actualizar la matriz es una práctica recomendada que asegura que el equipo esté siempre preparado y en sintonía con los desafíos que enfrenta.

El equipo de gestión de proyectos, junto con el director del proyecto y los interesados clave, desarrolla y actualiza la Matriz de probabilidad e impacto. La creación implica la identificación de riesgos, su evaluación basada en la probabilidad de ocurrencia y el impacto potencial, y luego la asignación de valores numéricos a cada uno. Esta actividad se lleva a cabo durante la fase de planificación del proyecto y se revisa y actualiza regularmente a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Se utiliza el SBOK como guía para establecer y actualizar la matriz de una manera estructurada y coherente.

Antes de sumergirse en ejemplos específicos, es esencial comprender cómo se determinan los valores numéricos. La probabilidad se suele expresar como un porcentaje (por ejemplo, 0,1 para 10% o 0,5 para 50%) y el impacto se clasifica en una escala, como del 1 al 10. La puntuación de gravedad del riesgo se obtiene multiplicando estos dos valores.

Ejemplo 1: Supongamos que identificamos un riesgo de que un proveedor clave no entregue a tiempo. Estimamos la probabilidad en un 30% (0,3) y el impacto en 7 (donde 10 es un impacto extremadamente alto). La puntuación de gravedad es 0,3 x 7 = 2,1.

Ejemplo 2: Consideremos el riesgo de que el software tenga bugs críticos. Si la probabilidad es del 10% (0,1) y el impacto es 9 (debido a la posibilidad de pérdida de datos del cliente), la puntuación de gravedad es 0,1 x 9 = 0,9.

Ejemplo 3: Imagina el riesgo de que un miembro clave del equipo se enferme y no pueda trabajar durante una semana. Si estimamos la probabilidad en un 5% (0,05) y el impacto en 6 (dado que puede retrasar algunos entregables), la puntuación de gravedad es 0,05 x 6 = 0,3.

A través de estos ejemplos, se puede apreciar que los riesgos con las puntuaciones más altas (como el Ejemplo 1 con una puntuación de 2,1) deben ser priorizados y gestionados con más recursos y atención en comparación con los que tienen puntuaciones más bajas.