En el ámbito de la gestión de proyectos, especialmente en marcos de trabajo como Scrum, es crucial distinguir entre problemas y riesgos. Mientras que los riesgos son eventos inciertos que, si ocurren, pueden tener un impacto en los objetivos del proyecto, los problemas son certezas que ya están sucediendo y afectan el desarrollo normal del proyecto.
La naturaleza inminente de los problemas significa que requieren atención inmediata. A diferencia de los riesgos, donde se evalúa y gestiona la probabilidad y el impacto, los problemas ya están teniendo un efecto tangible y, a menudo, adverso en el proyecto. Esto significa que los equipos deben tomar medidas rápidas y efectivas para resolverlos.
Es esencial identificar los problemas en una etapa temprana. Cuanto antes se reconozca y se comience a abordar un problema, es más probable que se limite su impacto negativo y se evite que se magnifique, afectando aún más el proyecto o incluso otros proyectos en el portafolio.
En el contexto de Scrum y siguiendo las prácticas del SBOK, es esencial tener herramientas y procesos en su lugar para monitorear y gestionar los problemas. Las reuniones diarias, las revisiones y las retrospectivas ofrecen oportunidades regulares para que los equipos identifiquen y discutan problemas.
Abordar problemas implica no solo solucionar el problema en sí, sino también identificar y resolver las causas subyacentes. Esta es una parte esencial para garantizar que los mismos problemas no vuelvan a surgir en el futuro. El análisis de causa raíz puede ser una herramienta eficaz en este contexto.
En resumen, mientras que los riesgos se centran en la anticipación y la preparación, los problemas requieren acción. Son realidades tangibles que están afectando el proyecto y, por lo tanto, exigen soluciones prácticas y a menudo inmediatas para garantizar que el proyecto se mantenga en el camino correcto.
Los problemas en un proyecto son identificados y gestionados por el equipo del proyecto, en particular por roles como el Scrum Master o el gestor de proyectos, dependiendo del marco de trabajo. Se identifican a través de mecanismos de monitoreo, comunicación entre el equipo y herramientas de gestión de proyectos. Estos problemas se abordan tan pronto como se identifican para minimizar su impacto. Se utiliza un conjunto de herramientas y técnicas, incluidas reuniones de seguimiento, sistemas de gestión de problemas y análisis de causa raíz para entender y solucionar el problema.
Algunos ejemplos son los siguientes:
- Durante una reunión diaria, un desarrollador menciona que una herramienta esencial ha dejado de funcionar, impidiendo que el equipo progrese. Este es un problema que necesita una solución inmediata.
- En una revisión de sprint, se identifica que un entregable no cumple con los requisitos del cliente. Esto es un problema que exige una corrección antes de continuar.
- Durante las pruebas, se descubre un defecto en el software que impide la funcionalidad principal. Este defecto se convierte en un problema que debe abordarse antes del lanzamiento.
- Los miembros del equipo informan de dificultades de comunicación con un departamento específico, lo que está ralentizando el trabajo. La falta de comunicación eficiente es identificada como un problema.
- A pesar de seguir las especificaciones, el resultado final no cumple con las expectativas del cliente. Este desajuste es un problema que debe ser discutido y rectificado.