En la gestión de proyectos, especialmente en el marco ágil de Scrum, los Plazos del proyecto representan uno de los elementos más cruciales. Estos plazos, también conocidos como escalas de tiempo, delinean la duración total de un proyecto y definen el período durante el cual el proyecto producirá beneficios. Es esencial considerar estos plazos para mantener una estructura clara y dirigir adecuadamente los recursos.
Dentro del ámbito de Scrum, la duración del proyecto no se considera como una extensión estática. En lugar de ello, se divide en iteraciones o sprints, que son ciclos de trabajo cortos y definidos, permitiendo una revisión y adaptación constantes. Sin embargo, a pesar de esta naturaleza iterativa, el proyecto en su conjunto tiene un plazo de inicio y fin que se debe respetar para garantizar que los beneficios deseados se realicen en el tiempo previsto.
Los plazos también son esenciales para establecer expectativas con las partes interesadas. Los stakeholders, desde los patrocinadores del proyecto hasta el equipo de desarrollo, necesitan tener claridad sobre cuánto tiempo se espera que dure el proyecto y cuándo verán los frutos de su inversión o trabajo. La definición clara de estos plazos puede ayudar a evitar malentendidos y desalineaciones.
Establecer plazos realistas es una habilidad en sí misma. Requiere un entendimiento profundo del proyecto, de las capacidades del equipo y de los posibles desafíos que puedan surgir. Subestimar o sobreestimar estos plazos puede llevar a presiones innecesarias, mal uso de recursos o desencanto por parte de las partes interesadas.
El beneficio de definir plazos claros se manifiesta en la capacidad de un equipo para planificar, priorizar y ejecutar tareas de manera eficiente. Con un marco temporal definido, los equipos pueden tomar decisiones informadas sobre qué características priorizar, cuándo es el momento de iterar o cuándo es necesario hacer ajustes en el camino.
Finalmente, es vital entender que, si bien es crucial adherirse a los plazos, la calidad del proyecto no debe sacrificarse. Es un equilibrio delicado entre cumplir con las expectativas temporales y garantizar que el proyecto entregue el valor prometido.
Los Plazos del proyecto son establecidos por el equipo de planificación, que puede incluir al Product Owner, Scrum Master y stakeholders clave. Estos se definen al inicio del proyecto, teniendo en cuenta el alcance y los recursos disponibles, mediante herramientas de planificación y gestión de proyectos. Los plazos se establecen generalmente en reuniones de planificación y se revisan periódicamente para asegurar su cumplimiento.
Algunos ejemplos son los siguientes:
- Durante el desarrollo de una aplicación web, se define que el proyecto tendrá una duración de 6 meses, divididos en 12 sprints de dos semanas cada uno.
- Al construir una infraestructura de IT para una organización, se establece un plazo de 18 meses con revisiones trimestrales para medir los beneficios obtenidos.
- Para un proyecto de marketing, se establece un plazo de 3 meses, con beneficios esperados a medirse al finalizar el segundo mes.
- En el diseño y lanzamiento de un nuevo producto, se proyecta un plazo de 8 meses, con revisiones mensuales para ajustar estrategias.
- Al implementar una nueva metodología de trabajo en una empresa, se determina un plazo de 12 meses, con beneficios a evaluar cada trimestre.