Dentro de la metodología Scrum y de acuerdo con el SBOK, los elementos de acción asignados y las fechas límite son componentes fundamentales para garantizar la mejora continua y el avance estructurado del proyecto. Al culminar cada sprint, se realizan reuniones de retrospectiva donde el equipo identifica oportunidades de mejora y áreas de desarrollo. Estas oportunidades se convierten en “mejoras accionables”, es decir, medidas específicas que el equipo puede adoptar para mejorar su rendimiento o el resultado del producto.
Un aspecto crucial de estas mejoras accionables es la designación de “elementos de acción”. Estos son tareas o actividades concretas que se deben realizar para llevar a cabo las mejoras identificadas. Cada elemento de acción es una iniciativa tangible que tiene como objetivo abordar una necesidad específica o un problema que el equipo ha identificado.
Pero simplemente identificar y definir estos elementos no es suficiente. Para que sean verdaderamente efectivos, es esencial que cada elemento de acción esté claramente asignado a un miembro del equipo. La asignación garantiza que haya una persona responsable de llevar a cabo la tarea, lo que aumenta la probabilidad de que se complete.
Además de la asignación, otro componente crucial es la definición de una fecha límite para cada elemento de acción. La fecha límite establece una expectativa clara sobre cuándo se espera que se complete la tarea, lo que facilita la planificación y garantiza que las mejoras se implementen de manera oportuna.
Es importante notar que los elementos de acción y las fechas límite no son meramente administrativos. Son herramientas poderosas que, cuando se usan correctamente, pueden impulsar al equipo a alcanzar niveles más altos de eficiencia, calidad y colaboración. Permiten a los equipos de Scrum no solo identificar oportunidades de mejora, sino también actuar sobre ellas de manera concreta y medible.
Los elementos de acción asignados y las fechas límite son determinados por el Equipo Scrum durante las reuniones de retrospectiva al finalizar un sprint. Mediante un proceso de discusión y consenso, el equipo identifica las mejoras accionables y luego define puntos de acción específicos para implementar dichas mejoras. Cada punto de acción es asignado a un miembro del equipo, asegurando responsabilidad, y se establece una fecha límite utilizando herramientas de gestión de proyectos y en función de las prioridades y recursos del equipo.
Imaginemos que los elementos de acción son como las tareas en una lista de pendientes. Cada tarea tiene un objetivo, una persona responsable y un plazo. Al establecer claramente estos tres componentes, se incrementa la probabilidad de éxito y se puede medir el progreso.
Supongamos que durante una reunión de retrospectiva, el equipo identifica que la comunicación entre los miembros del equipo necesita mejora. Una mejora accionable podría ser “Mejorar la comunicación interna del equipo”. Los elementos de acción para abordar esto podrían ser:
- “Implementar reuniones diarias de 15 minutos para compartir actualizaciones” – Asignado a: Juan – Fecha límite: 01/09/2023.
La interpretación de este ejemplo muestra cómo se toma una mejora accionable general y se desglosa en una tarea específica con una persona responsable y un plazo. Esta estructura permite al equipo abordar problemas de manera sistemática y medible.