El Ciclo PDCA/PDSA, también conocido como el Ciclo Deming o Shewhart, es una herramienta esencial de mejora continua que ha influenciado a muchos marcos y metodologías, incluido el Scrum. Originado por el doctor Walter A. Shewhart y más tarde adaptado y promovido por el doctor W. Edwards Deming, este ciclo es una representación sistemática de cómo las organizaciones deberían abordar la resolución de problemas y la optimización de procesos.
La premisa fundamental detrás de este ciclo es simple: comenzamos por “Planificar”, donde se identifica un objetivo o problema, y se establecen las medidas para su resolución. A continuación, en la fase “Hacer”, se implementan las acciones planificadas. Durante la fase “Verificar” o “Estudiar”, se observan los resultados y se comparan con los objetivos establecidos en la fase de planificación. Finalmente, en la fase “Actuar”, se toman medidas correctivas basadas en lo que se ha aprendido, cerrando el ciclo y dando pie a una nueva iteración.
El cambio de “Verificar” a “Estudiar” que propuso Deming tiene un significado profundo. Mientras que “Verificar” puede ser visto como una simple comprobación de resultados, “Estudiar” implica un análisis profundo, una comprensión de la causa raíz de los problemas o desviaciones y una reflexión sobre cómo mejorar. Es esta mentalidad inquisitiva la que ha impulsado la eficacia del Ciclo PDCA/PDSA.
Scrum, un marco ágil para la gestión de proyectos, comparte muchos paralelismos con el Ciclo Deming/Shewhart/PDCA. Ambos enfatizan la importancia de la revisión, el aprendizaje y la adaptación. En Scrum, cada sprint es en sí mismo una iteración del Ciclo PDCA/PDSA, comenzando con la planificación del sprint, la implementación, la revisión y, finalmente, la retrospectiva donde se identifican áreas de mejora.
El Ciclo PDCA/PDSA es implementado generalmente por equipos de mejora continua o equipos de proyecto en una organización. Se inicia con la etapa de “Planificar” donde se definen problemas y soluciones. Luego, en la fase “Hacer”, se ejecutan las soluciones propuestas. Después, en “Estudiar” o “Verificar”, se analizan los resultados y, finalmente, en “Actuar”, se llevan a cabo correcciones y ajustes. Este ciclo se realiza iterativamente, adaptándose y refinándose en función de los aprendizajes obtenidos.
El Ciclo PDCA/PDSA se puede aplicar en una variedad de contextos. Supongamos que una empresa quiere mejorar la eficiencia de un proceso productivo.
1.Planificar: Tras observar un decremento en la producción, el equipo identifica que una máquina específica presenta retrasos. Establecen un objetivo: reducir el tiempo de inactividad de la máquina en un 20% en el próximo mes.
2.Hacer: Implementan un plan de mantenimiento preventivo más riguroso para la máquina.
3.Estudiar: Tras un mes, el equipo revisa los datos de producción y encuentra que el tiempo de inactividad de la máquina se ha reducido solo en un 10%.
- Actuar: Deciden investigar más a fondo y descubren que, además del mantenimiento, se requiere una capacitación adicional para los operadores. Implementan la capacitación y planifican revisar nuevamente en un mes.
A través de este ciclo, la empresa no solo identificó y abordó un problema inicial (tiempo de inactividad de la máquina), sino que también identificó una necesidad secundaria (capacitación). Este ejemplo muestra cómo el Ciclo PDCA/PDSA facilita una comprensión más profunda y soluciones más efectivas a los problemas.