La comunicación de riesgo se erige como uno de los aspectos cruciales dentro de la gestión de proyectos ágiles, y especialmente en Scrum, basado en el SBOK. La esencia de este proceso radica en garantizar que todos los interesados del negocio estén al tanto de los posibles eventos inciertos que pueden afectar la entrega y calidad del proyecto. Es una manera de garantizar transparencia y de involucrar a todos en el proceso de toma de decisiones.
El SBOK enfatiza que antes de comunicar los riesgos, es esencial haber realizado los primeros cuatro pasos de la gestión de riesgos. Esto implica identificar, analizar, priorizar y planificar respuestas para los riesgos. Solo después de haber atravesado estos pasos se puede comunicar de manera efectiva, ya que se proporcionará a los interesados una imagen clara de lo que podría salir mal y cómo el equipo planea abordarlo.
La percepción de los interesados juega un papel crucial. A veces, lo que el equipo de proyecto ve como un riesgo menor, puede ser visto como algo crítico por un stakeholder. De ahí la importancia de determinar y entender sus percepciones respecto a los eventos inciertos. Esta retroalimentación puede llevar a una reevaluación y refinamiento del plan de gestión de riesgos.
Uno de los beneficios tangibles de la comunicación efectiva de riesgos es que prepara a todos los involucrados para posibles desvíos o cambios en el plan. Al estar informados, los interesados pueden tomar decisiones más informadas, proporcionar recursos adicionales si es necesario o ajustar las expectativas en consecuencia.
Además, al abrir este canal de comunicación, se promueve un entorno donde los interesados se sienten más comprometidos e involucrados en el proyecto. Esta inclusión no solo aumenta la confianza entre el equipo y los stakeholders, sino que también fomenta una cultura de colaboración y mejora continua.
El equipo principal de Scrum, junto con el Scrum Master y el Product Owner, se encarga de la comunicación de riesgo. Este proceso se lleva a cabo después de completar los primeros cuatro pasos de la gestión de riesgos, es decir, después de identificar, analizar, priorizar y planificar respuestas para los riesgos. Esta comunicación suele realizarse en reuniones específicas con los interesados o durante las revisiones de sprint. Las herramientas utilizadas para este propósito pueden incluir gráficos de riesgo, matrices de riesgo y software de gestión de proyectos.
Algunos ejemplos son los siguientes:
- Durante una revisión de Sprint, el equipo informa a los interesados sobre un posible retraso en la entrega debido a un riesgo técnico identificado y discute las estrategias de mitigación propuestas.
- En una reunión específica de gestión de riesgos, el Product Owner comunica un riesgo relacionado con cambios en el mercado y solicita feedback de los stakeholders para redefinir prioridades.
- El Scrum Master organiza una sesión donde se discute un riesgo asociado a la disponibilidad de un recurso crítico y se plantean alternativas de solución.
- Durante una retrospectiva, el equipo destaca un riesgo relacionado con la moral del equipo y propone actividades de team building para contrarrestarlo.
- En una reunión con el departamento de marketing, se comunica un riesgo asociado a la percepción del producto en el mercado y se solicitan ideas para una campaña de comunicación.