El término “Umbral” o “Threshold”, según lo definido en el PMBOK 6, se refiere a un valor previamente establecido de una variable específica dentro de un proyecto que, si se alcanza o excede, indica la necesidad de intervenir o tomar medidas específicas. Este concepto es esencial para la gestión de proyectos porque sirve como un indicador anticipado de posibles problemas o desafíos que podrían afectar la entrega o calidad del proyecto.
En la gestión de proyectos, es imperativo tener mecanismos de control que permitan monitorizar y evaluar el progreso del proyecto en relación con las expectativas y planes establecidos. Los umbrales funcionan como esos puntos de control al definir límites aceptables para determinadas variables, ya sea tiempo, coste, calidad, riesgos, entre otros. Cuando estas variables se acercan o cruzan el umbral establecido, es una señal de que algo no va según lo planeado.
Pero, ¿por qué son tan críticos los umbrales en la gestión de proyectos? Uno de los motivos es que proporcionan una medida objetiva que facilita la toma de decisiones. Sin umbrales, los equipos podrían basar sus acciones en suposiciones o intuiciones, lo cual podría no ser lo más adecuado para el proyecto. Estos puntos de control permiten una revisión sistemática y una intervención oportuna.
Además, los umbrales ayudan a mantener la transparencia en el proyecto. Al establecer criterios claros y objetivos para la acción, los stakeholders pueden tener una mejor comprensión de cómo se está gestionando el proyecto y qué se está haciendo para garantizar su éxito. También sirve como una herramienta de comunicación efectiva entre el equipo de proyecto y los stakeholders.
Por último, el establecimiento de umbrales es una práctica de gestión de riesgos. Al definir límites claros y medibles, los equipos pueden identificar tempranamente posibles problemas y tomar medidas para mitigarlos antes de que se conviertan en problemas mayores. Es una forma proactiva de gestionar los desafíos y garantizar que el proyecto se mantenga en el camino correcto.
En el contexto de un proyecto, es el líder del proyecto o el gerente del proyecto quien establece y monitoriza los umbrales. Estos se determinan mediante el análisis y estudio del alcance, recursos, tiempo y objetivos del proyecto. Se implementan a lo largo de todas las fases del proyecto y se usan herramientas de seguimiento y software de gestión de proyectos para monitorizar y evaluar si se han alcanzado o excedido estos umbrales.
Algunos ejemplos son los siguientes:
- Si un proyecto tiene un presupuesto de $100,000, se podría establecer un umbral del 90% ($90,000) para revisar y evaluar los gastos antes de llegar al límite del presupuesto.
- En un proyecto de construcción, si se anticipa que la obra debería avanzar un 5% cada semana, cualquier desviación que exceda el 2% del progreso esperado podría considerarse como un umbral.
- En un proyecto de desarrollo de software, si más del 10% de las pruebas unitarias fallan, ese porcentaje podría ser un umbral que exige revisión y corrección.
- Si un equipo de proyecto prometió entregar un informe en 10 días y se establece un umbral en el día 7 para revisar el progreso, esto garantiza que hay tiempo para tomar medidas si es necesario.
- En proyectos que dependen de la satisfacción del cliente, si las encuestas muestran que menos del 80% de los clientes están satisfechos, ese porcentaje podría ser un umbral que exige intervención y mejora.