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En la gestión de proyectos, la “Reserva” es un concepto fundamental que se refiere a la provisión de fondos establecida en el plan de dirección del proyecto para mitigar los riesgos relacionados con el cronograma y/o los costos. Esta reserva es esencial para mantener el proyecto dentro de los límites presupuestarios y de tiempo, incluso cuando se presentan situaciones inesperadas o emergentes.

La reserva se subdivide a menudo en dos categorías principales: la reserva de gestión y la reserva para contingencias. La reserva de gestión es generalmente un pequeño porcentaje del presupuesto total del proyecto reservado para los riesgos “desconocidos desconocidos”, es decir, los riesgos que no se pueden prever o identificar durante la fase de planificación del proyecto. Por otro lado, la reserva para contingencias es una provisión para los riesgos “conocidos desconocidos” que se han identificado durante la fase de planificación del proyecto, pero cuyos impactos precisos en los costos o el tiempo no se pueden determinar con precisión.

Es vital que los gestores de proyectos comprendan que la reserva no es un fondo libre para gastar, sino una medida proactiva para asegurar que el proyecto puede continuar en la cara de la incertidumbre. Cuando se gestiona adecuadamente, la reserva puede ser un salvavidas que permite al proyecto superar obstáculos sin comprometer sus resultados.

Una buena gestión de la reserva implica también una constante reevaluación y ajuste de las provisiones en función de cómo evoluciona el proyecto y los riesgos que se presentan. A medida que algunos riesgos se mitigan y desaparecen, la reserva puede ser reducida; pero si aparecen nuevos riesgos, puede ser necesario aumentar la reserva.

Por último, aunque la reserva es un componente esencial del plan de dirección del proyecto, no debe ser vista como una solución a todos los problemas. Los buenos gestores de proyectos también buscarán formas de evitar y minimizar los riesgos, en lugar de simplemente establecer provisiones para ellos.

La reserva es establecida por el gerente de proyecto durante la fase de planificación, basándose en un análisis de riesgos detallado. Esta reserva se calcula generalmente como un porcentaje del presupuesto total del proyecto, pero la cifra exacta puede variar en función de la naturaleza del proyecto y de los riesgos identificados. El proceso de creación de la reserva es un proceso iterativo que se lleva a cabo a lo largo de toda la vida del proyecto, ya que es necesario revisar y ajustar regularmente las provisiones de la reserva. Las herramientas utilizadas para este proceso pueden incluir software de gestión de proyectos, hojas de cálculo y técnicas de análisis de riesgos.

 Algunos ejemplos son los siguientes:

  1. Durante la construcción de un edificio, se establece una reserva para cubrir los riesgos de retrasos debidos al mal tiempo.
  2. En un proyecto de desarrollo de software, se establece una reserva para contingencias como los bugs inesperados que requieren tiempo adicional de desarrollo.
  3. Durante la organización de un evento, se crea una reserva para cubrir los costos inesperados, como la necesidad de contratar personal adicional.
  4. En un proyecto de investigación y desarrollo, se establece una reserva para hacer frente a los desafíos técnicos no previstos que pueden surgir durante la fase de desarrollo.
  5. Durante la implementación de un nuevo sistema de IT en una empresa, se establece una reserva para cubrir los costos de formación adicional del personal o problemas técnicos inesperados.

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