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Un registro o log es una herramienta vital en la gestión de proyectos según el Project Management Body of Knowledge (PMBOK 7). Este documento esencial se utiliza para registrar, describir o señalar los elementos seleccionados identificados durante la ejecución de un proceso o actividad en la gestión de un proyecto. Su uso principal es proporcionar un seguimiento detallado de los eventos o cambios importantes que ocurren a lo largo del ciclo de vida de un proyecto.

Usualmente, el término registro se utiliza con un modificador para indicar su propósito específico. Por ejemplo, un “registro de cambios” es una herramienta de seguimiento que documenta todos los cambios solicitados, aprobados y rechazados en un proyecto. De manera similar, un “registro de incidentes” es un documento donde se registran todos los incidentes o problemas que ocurren durante la ejecución de un proyecto, permitiendo un seguimiento eficiente y la implementación de medidas correctivas.

En la gestión de proyectos ágiles, los registros son especialmente útiles para capturar y monitorear la evolución de los supuestos y restricciones a medida que el proyecto avanza y se adapta al cambio. Estos “registros de supuestos” pueden ser vitales para mantener a todos en el equipo de proyecto alineados y en el mismo entendimiento del estado actual del proyecto.

Además, los registros proporcionan una base sólida para la auditoría y revisión de un proyecto. Un “registro de lecciones aprendidas”, por ejemplo, captura los conocimientos adquiridos durante un proyecto para que puedan ser utilizados en futuros proyectos. Esta retroalimentación continua y aprendizaje es un aspecto esencial de la mejora de la gestión de proyectos.

Finalmente, aunque la forma exacta de un registro puede variar, su propósito central siempre es el mismo: proporcionar un seguimiento detallado y documentado de elementos clave de un proyecto para apoyar la toma de decisiones efectiva, la transparencia y la mejora continua.

El registro en la gestión de proyectos es realizado por el gestor del proyecto o cualquier miembro del equipo con responsabilidades asignadas en esta área. Se hace mediante la documentación y descripción detallada de los eventos o cambios en un formato estandarizado, ya sea digital o físico, dependiendo de las políticas y prácticas de la organización. Se realiza a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, desde la fase de inicio hasta la clausura, y se utiliza una variedad de herramientas y software de gestión de proyectos para facilitar este proceso.

 Algunos ejemplos son los siguientes:

  1. Registro de Riesgos: En un proyecto de construcción, se mantiene un registro de riesgos para documentar potenciales problemas de seguridad y planificar acciones para mitigarlos.
  2. Registro de Tareas: En un proyecto de desarrollo de software, un registro de tareas se utiliza para rastrear el progreso de cada elemento de trabajo y su propietario.
  3. Registro de Incidentes: Durante un evento en vivo, cualquier problema técnico o logístico se documenta en un registro de incidentes para su seguimiento y resolución.
  4. Registro de Cambios: En un proyecto de diseño de producto, todas las modificaciones solicitadas al diseño original se documentan en un registro de cambios.
  5. Registro de Lecciones Aprendidas: Después de la finalización de un proyecto, se mantiene un registro de lecciones aprendidas para informar y mejorar futuros proyectos.

 

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