El término “Registro” en la gestión de proyectos, según el PMBOK 7, se refiere a un registro escrito de las entradas regulares relacionadas con los aspectos en evolución de un proyecto. Este puede incluir, pero no se limita a, los riesgos, los interesados, los defectos, los cambios, las lecciones aprendidas, entre otros. En esencia, un Registro actúa como una pista de auditoría para el proyecto, permitiendo un seguimiento detallado de su progreso y desempeño.
Los Registros son una parte esencial de la documentación del proyecto y juegan un papel crucial en la gestión y control de los aspectos cambiantes del proyecto. Por ejemplo, un Registro de Riesgos ayudará a los gerentes de proyecto a identificar, analizar y priorizar los riesgos a lo largo del proyecto. Además, los Registros proporcionan transparencia y permiten la comunicación efectiva entre los miembros del equipo y los interesados.
Un Registro efectivo debe ser regularmente actualizado para reflejar la situación actual del proyecto. Esto asegura que todos los miembros del equipo y los interesados tengan una comprensión clara de los aspectos relevantes del proyecto en cualquier momento dado. Esto es especialmente importante en proyectos grandes y complejos donde es esencial tener una visión clara y actualizada del estado del proyecto.
Los Registros también son una excelente herramienta para aprender lecciones valiosas. Al mantener un registro de los desafíos enfrentados, las soluciones implementadas y los resultados obtenidos, los equipos de proyecto pueden aprender de las experiencias pasadas y mejorar sus prácticas en futuros proyectos. Esta característica de los Registros los convierte en un recurso invaluable para la mejora continua.
Un Registro también puede ser útil para la resolución de conflictos. En caso de desacuerdos o malentendidos, un Registro detallado y actualizado puede proporcionar una fuente objetiva de información para facilitar la discusión y la resolución de problemas.
Por último, un Registro bien mantenido puede facilitar la auditoría y revisión del proyecto. Puede proporcionar a los auditores y revisores una visión clara de cómo se ha manejado el proyecto, lo que puede ser valioso para la evaluación del desempeño del proyecto y para identificar posibles áreas de mejora.
En la gestión de proyectos, el responsable de mantener los Registros puede variar dependiendo del tamaño y la estructura del equipo del proyecto. A menudo, esta tarea es realizada por el gestor de proyectos o por un miembro del equipo designado. La creación y actualización de los Registros se realiza utilizando diversas herramientas de software de gestión de proyectos que permiten el registro y seguimiento de las entradas. Este proceso se lleva a cabo a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar que los Registros reflejen con precisión la evolución del proyecto.
Algunos ejemplos son los siguientes:
- Registro de Riesgos: Un documento que detalla todos los posibles riesgos identificados para el proyecto, su probabilidad, su impacto y las estrategias de mitigación.
- Registro de Interesados: Un registro que contiene información sobre todas las personas o entidades con interés en el proyecto, incluyendo sus expectativas, nivel de influencia y formas de comunicación preferidas.
- Registro de Cambios: Un documento que detalla todas las solicitudes de cambio en el proyecto, incluyendo su estado (aprobado, rechazado, pendiente), la descripción del cambio y su impacto en el proyecto.
- Registro de Defectos: Un registro de todos los problemas o errores identificados en el proyecto, incluyendo su estado (abierto, cerrado), la descripción del problema y las acciones tomadas para resolverlo.
- Registro de Lecciones Aprendidas: Un registro de los conocimientos adquiridos durante la ejecución del proyecto que pueden ser útiles para futuros proyectos.