El término Portafolio, o Portfolio en inglés, se refiere a un conjunto de proyectos, programas, portafolios secundarios y operaciones que se gestionan de forma conjunta para lograr los objetivos estratégicos de una organización. Esta definición, basada en la Guía del PMBOK sexta edición, destaca que los portafolios no se limitan únicamente a los proyectos o programas, sino que también pueden incluir operaciones y otros portafolios.
La gestión de portafolios, por tanto, implica seleccionar y priorizar las iniciativas de la organización, equilibrando los riesgos y los recursos para alcanzar los objetivos estratégicos. Esta selección no sólo se basa en la rentabilidad o el valor de cada iniciativa individual, sino también en cómo cada una contribuye al conjunto y alineada con la estrategia global de la organización.
En la gestión de portafolios, se tiene en cuenta tanto la interdependencia entre los diferentes proyectos y programas como la influencia que pueden tener sobre los objetivos estratégicos de la organización. Por ejemplo, la decisión de invertir en un determinado proyecto podría depender de su relación con otros proyectos, del impacto en la capacidad de la organización, de las restricciones de recursos, de los riesgos asociados, y de su contribución a los objetivos estratégicos.
Además, el portafolio puede cambiar con el tiempo, a medida que los proyectos se completan, los objetivos estratégicos evolucionan, o aparecen nuevas oportunidades y desafíos. Por lo tanto, la gestión de portafolios implica un proceso continuo de revisión y ajuste, para asegurarse de que el portafolio sigue estando alineado con la estrategia de la organización.
Es importante destacar que la gestión de portafolios es diferente de la gestión de proyectos y programas. Mientras que la gestión de proyectos se centra en la entrega exitosa de proyectos individuales, y la gestión de programas en la coordinación de varios proyectos relacionados, la gestión de portafolios se ocupa de la selección y el equilibrio de todas las iniciativas de una organización para alcanzar sus objetivos estratégicos.
Finalmente, cabe mencionar que la gestión de portafolios requiere un alto grado de habilidad en la toma de decisiones estratégicas, en la evaluación de riesgos, en la gestión de recursos y en la comprensión de la interdependencia entre diferentes iniciativas. Por lo tanto, a menudo es una función que se lleva a cabo a nivel de la alta dirección o de un comité de dirección estratégica.
La gestión de un Portafolio es llevada a cabo por el director del portafolio, con la guía y aprobación del comité de dirección o del nivel ejecutivo de la organización. Este proceso se realiza mediante la selección, priorización y gestión de proyectos, programas, portafolios secundarios y operaciones. La gestión del portafolio se realiza de forma continua, evaluando y ajustando la composición del portafolio en respuesta a cambios en los objetivos estratégicos, las condiciones del mercado, los resultados de los proyectos y otros factores relevantes. Se realiza con el apoyo de varias herramientas y técnicas de gestión de portafolios, que pueden incluir software de gestión de portafolios, análisis de rentabilidad, técnicas de evaluación de riesgos y más.
Como un ejemplo detallado, una empresa de tecnología puede tener un portafolio que incluye varios proyectos de desarrollo de software, un programa de modernización de la infraestructura de TI, un portafolio secundario de investigación y desarrollo, y operaciones de mantenimiento y soporte. Cada uno de estos elementos del portafolio se selecciona y gestiona en función de cómo contribuye a los objetivos estratégicos de la empresa, como aumentar la participación en el mercado, mejorar la satisfacción del cliente, mantenerse a la vanguardia de las tendencias tecnológicas, y garantizar la continuidad y la eficiencia de las operaciones.