El presupuesto, según el PMBOK 6, se refiere al estimado aprobado para el proyecto o cualquier componente de la estructura de desglose del trabajo (EDT), también conocido como WBS en inglés, o cualquier actividad del cronograma. En esencia, es una estimación financiera que contempla todos los gastos del proyecto, tanto directos como indirectos, que se espera incurrir durante el ciclo de vida del proyecto.
El presupuesto del proyecto, una vez aprobado, se convierte en un plan que proporciona una línea base contra la cual se puede medir y controlar el desempeño financiero del proyecto. Cada elemento del WBS tendrá asignado un presupuesto, lo que facilita el seguimiento de los costos a nivel de las tareas individuales, proporcionando un nivel granular de control sobre el gasto del proyecto.
El presupuesto es una herramienta crucial para la gestión de proyectos, ya que ayuda a identificar cualquier desviación temprana de los costos previstos y proporciona la oportunidad de tomar medidas correctivas antes de que tales desviaciones se conviertan en problemas más graves. La gestión efectiva del presupuesto es, por lo tanto, fundamental para mantener el proyecto dentro del alcance y los límites de costos acordados.
El proceso de presupuestación en la gestión de proyectos implica una serie de pasos, comenzando con la estimación de los costos de cada actividad individual y luego sumando estos costos para formar el presupuesto total del proyecto. Esta suma debe incluir una provisión para incertidumbres y riesgos, es decir, una reserva de contingencia. Además, debe ser revisado y actualizado a lo largo del ciclo de vida del proyecto para reflejar los cambios en el alcance, los recursos y las circunstancias.
El presupuesto también desempeña un papel clave en la toma de decisiones durante el curso del proyecto. Puede informar decisiones sobre si proceder con ciertas actividades, si se necesitan recursos adicionales o si es necesario cambiar el alcance del proyecto. Por lo tanto, la precisión y la gestión efectiva del presupuesto pueden ser determinantes en el éxito de un proyecto.
El presupuesto de un proyecto es elaborado y gestionado por el gerente de proyecto, junto con su equipo. El proceso comienza con la identificación de todas las actividades necesarias para completar el proyecto, seguido de la estimación de los costos de cada actividad. Luego, estos costos se suman para formar el presupuesto total del proyecto, que se realiza durante la fase de planificación del proyecto. Este presupuesto se revisa y actualiza continuamente a lo largo del ciclo de vida del proyecto. La elaboración y gestión del presupuesto se hacen utilizando herramientas de software de gestión de proyectos, hojas de cálculo o incluso software especializado en presupuestación.
Supongamos que estamos gestionando un proyecto de construcción de una casa. Empezaríamos por dividir el proyecto en sus componentes principales como cimientos, estructura, electricidad, fontanería, acabados, etc. Cada uno de estos componentes se dividiría en actividades más pequeñas. Para cada actividad, estimaríamos el costo basándonos en los recursos necesarios (materiales, mano de obra, equipo, etc.). Luego sumaríamos todos estos costos para obtener el presupuesto total del proyecto. Durante el proyecto, revisaríamos y actualizaríamos este presupuesto a medida que adquirimos más información o enfrentamos cambios inesperados. Al final del proyecto, compararíamos el presupuesto original con los costos reales para aprender y mejorar nuestros procesos de estimación para futuros proyectos.