El Plan de Gestión del Alcance, también conocido como Scope Management Plan, es un componente fundamental del plan para la dirección de un proyecto o programa. Este documento estratégico proporciona una estructura para definir, desarrollar, monitorear, controlar y validar el alcance de un proyecto. En otras palabras, establece cómo se manejarán los límites y las entregas del proyecto, asegurando que todos los aspectos del trabajo requerido estén incluidos y que nada superfluo se infiltre en el proceso.
Este plan es vital para mantener a todos los miembros del equipo del proyecto en la misma página en lo que respecta a los objetivos y entregas del proyecto. Ayuda a evitar el fenómeno conocido como “creep scope”, donde los cambios no controlados o no gestionados en el alcance del proyecto pueden llevar a retrasos, costos adicionales y, en última instancia, al fracaso del proyecto.
El Plan de Gestión del Alcance también juega un papel crucial en la gestión de las expectativas de los interesados, ya que claramente articula lo que está y lo que no está incluido en el alcance del proyecto. De esta manera, el plan puede ayudar a prevenir malentendidos y desacuerdos que pueden surgir cuando los interesados tienen diferentes percepciones del alcance del proyecto.
Además, este plan es un documento vivo que se actualiza y cambia a lo largo del ciclo de vida del proyecto. A medida que se recopilan más detalles y se adquiere más conocimiento sobre el proyecto, el alcance puede necesitar ser ajustado. El plan proporciona un marco para gestionar estos cambios de manera sistemática y controlada, asegurando que cualquier cambio en el alcance se gestione de manera eficaz.
Es importante destacar que el Plan de Gestión del Alcance debe ser creado con la participación de todas las partes interesadas clave del proyecto. Esto asegura que todos los aspectos del proyecto están considerados y que todas las partes interesadas están de acuerdo con el alcance propuesto del proyecto. Este enfoque colaborativo también promueve la propiedad y el compromiso con el alcance del proyecto entre las partes interesadas.
Finalmente, el Plan de Gestión del Alcance proporciona un marco para la validación y aceptación del trabajo del proyecto. Define los procesos y procedimientos para verificar que el trabajo del proyecto se ha completado según lo definido y para obtener la aceptación formal del trabajo por parte de las partes interesadas.
El Plan de Gestión del Alcance es creado por el director del proyecto, en colaboración con el equipo del proyecto y las partes interesadas clave. La definición del alcance se hace mediante una serie de sesiones de trabajo colaborativas para identificar todos los aspectos del trabajo requerido. Este proceso se realiza durante la fase de planificación del proyecto, aunque el plan puede ser revisado y actualizado a medida que el proyecto avanza. Para la creación del plan, se utilizan herramientas y técnicas como reuniones de trabajo, técnicas de recolección de requisitos y software de gestión de proyectos.
Supongamos que estamos trabajando en un proyecto para desarrollar una nueva aplicación de comercio electrónico para la empresa ABC Retail. El Plan de Gestión del Alcance para este proyecto podría tener la siguiente estructura:
– Descripción del Proyecto: El proyecto tiene como objetivo desarrollar una nueva aplicación de comercio electrónico para la empresa ABC Retail para mejorar su alcance en el mercado digital.
– Procedimiento para Definir el Alcance: El alcance del proyecto se definirá a través de sesiones de trabajo con las partes interesadas clave, incluyendo representantes de marketing, ventas, TI y atención al cliente.
– Procedimiento para Desarrollar el Alcance: El alcance se desarrollará utilizando una Descomposición Estructural del Trabajo (WBS) para dividir el trabajo en paquetes de trabajo manejables.
– Procedimiento para Monitorear y Controlar el Alcance: Se llevarán a cabo revisiones regulares del alcance para monitorear el progreso y controlar cualquier cambio en el alcance.
– Procedimiento para Validar el Alcance: La validación del alcance se realizará a través de revisiones de aceptación con las partes interesadas clave para confirmar que los entregables cumplen con los requisitos definidos.
– Roles y Responsabilidades: El director del proyecto será responsable de la gestión del alcance, con el apoyo del equipo del proyecto y la entrada de las partes interesadas clave.